Čas jsou peníze. Jak na efektivní time management?

Také jste někdy zažili, že jste znovu a znovu odkládali důležitý úkol? Často se to stává těm, kdo jsou zavaleni každodenními povinnostmi do té míry, že ztrácí nadhled, přehled i rozhled. Ano, den má jenom 24 hodin, pokud ale čas strávený prací využíváme efektivně, zvládneme s přehledem práci, jídlo, odpočinek, a ano, čas zbyde dokonce i na osobní život. Jak na to? Sepsali jsme pro vás několik základních tipů na zlepšení vašeho time managementu.

1) Plánujte!

Pokud se i na vás každý den valí spousta urgentních úkolů a vám se nedostává času na to důležité, věnujte nějaký čas plánování. Prostě si v neděli nebo v pondělí sedněte a naplánujte si, že si na dané aktivity uděláte čas. Na týden dopředu si vyhraďte čas na úkoly, které jsou z dlouhodobého pohledu důležité. Jinak se k nim nikdy nedostanete, protože na ně pro každodenní shon nikdy nebude čas.

A dodržte to úplně stejně, jako když si domluvíte schůzku s klientem nebo se zubařem. Nebojte, nebude to tak těžké. Když si na něco vyhradíte čas ve svém kalendáři, daleko spíš s tím pak opravdu začnete. Protože budete mít jasně dané, kdy na tom máte začít dělat.

2) Hodina času bez rušení navíc: Pracujte, když jiní spí nebo obědvají

Každou chvíli vám volají klienti nebo od vás vaši kolegové potřebují radu nebo rozhodnutí? Když jste na roztrhání, není divu, že toho přes den moc neuděláte. Abyste měli klid na práci, zkuste si vybudovat zvyk pracovat buď brzy ráno, nebo třeba obědvejte dřív a pracujte v čase, kdy obědvají ostatní. Získáte tak hodinu i víc nerušeného času, kdy se budete moci soustředit na práci, na kterou musíte mít klid. Uvidíte, že to pak půjde od ruky.

3) Omezte neproduktivní schůzování – schůzujte efektivně

Schůzky nejsou nic špatného. Sdílí se na nich poznatky a názory, diskutují možnosti. Pokud však potřebujete něco probrat s ostatními, dělejte to efektivně.

• Dejte dopředu vědět, o co vlastně půjde a v bodech nastiňte program.
• Pokud od někoho očekáváte vstupy nebo nějaké informace, jasně dejte vědět, kdo si má co připravit.
• Dejte na přípravu dostatečný čas – je dost možné, že si během hodiny nikdo nepřipraví kvalitní podklady, protože třeba zrovna pracují na něčem urgentním. Pokud si porada žádá důkladnější přípravu, dejte na ni lidem aspoň den.
• Jasně vymezte účel porady – proč jste se sešli, co je třeba probrat, co je cílem setkání. Ideálně nějaké rozhodnutí nebo definování dalších kroků.
• Pokud se budou diskutovat záležitosti, ze kterých vyplynou pro účastníky porady úkoly, určete někoho, kdo udělá zápis – ten po poradě všem rozešlete. Je důležité, aby lidé věděli, co z porady vzešlo.
• Na konci porady shrňte, na čem jste se shodli. Stanovte další postup – zopakujte, kdo má co za úkol a do jakého termínu je třeba úkoly splnit.

4) Mějte ve své lidi důvěru – nemusíte jim dávat podrobný návod

Nejde to všude, ale pokud jsou vaši kolegové a zaměstnanci schopní, nemusíte jim přesně určovat, co a jak mají udělat nebo je každou chvíli kontrolovat. Ukažte jim, že jim důvěřujete. Když jim zadáte úkol, zeptejte se jich, jak k jeho splnění přistoupí – když si na řešení budou moci sami přijít, daleko spíš přijmou úkol za svůj. Samozřejmě jim můžete poradit v případě, že tápou nebo se rozhodli pro postup, který je evidentně špatný. Pokud jste zvyklí vše řídit direktivně, zkuste svým lidem dát víc volnosti – možná vás překvapí, jak jsou samostatní a jak dobré nápady mají.

Samozřejmě ale, aspoň zpočátku, v průběhu sem tam zkontrolujte, zda plnění úkolu zdárně probíhá. Když bude třeba, nabídněte pomoc. Od svých zaměstnanců, kterým dáte volnou ruku, však vyžadujte odpovědnost. Musí prostě vědět, že se na úkol nesmí vykašlat.

5) Nedělejte všechno sami, delegujte

Umění delegovat je pro zlepšení time managementu klíčové. Všechno nemusí být na vás. Nabalují se na vás stále nové a nové úkoly? Nebojte se některé své aktivity delegovat na ostatní. Možná že s danou aktivitou nemají zkušenosti, proto jim poraďte, jak na to. Postupně se to naučí a vám tak odpadne alespoň část úkolů. Zajímejte se o své lidi – možná, že by je část z toho, co aktuálně máte na starosti vy, bavilo. Třeba to pro ně bude něco, na čem se budou moci přiučit něčemu novému. Nejenže si výhledově uvolníte ruce, ale navíc tak dáte příležitost ostatním k učení se novým věcem.

Spoluautor článku

Marek Hejdušek

Baví mě hledat vlastní směr a inovace ve světě financí. Mým cílem je, aby podnikatelé mohli pracovat s cash flow efektivněji a aby si nenechali ujít obchodní příležitost kvůli nedostatku vlastních financí.