Připravte se na sezónu. Skladová evidence a management zásob vám pomohou

Financování podnikání

17. října 2023
4 minuty čtení

Konec roku je pro mnoho prodejců vrcholem sezóny. Jak správně naplánovat zásoby zboží i materiálu, aby vám nedošly už v listopadu, nebo abyste zboží naopak neprodávali s velkou slevou ještě na jaře?

Správný management zásob = spokojení zákazníci

Halloweenské večírky, slevové šílenství Black Friday, vánoční oslavy, vánoční dárky, novoroční párty… Poslední měsíce roku jsou pro spotřebitele skvělou příležitostí utrácet. Staňte se těmi, u koho lidé své peníze s radostí nechají. Když si správně rozvrhnete zásoby zboží, nebudou muset hledat u konkurence ani psát rozzlobené e-maily, že na balíček místo dvou dnů čekají dva týdny.

Podnikatelům šetří skladová evidence spoustu času a peněz

Management zásob je kritický element v celém prodejním a zásobovacím řetězci. Nejedná se jen o samotnou skladovou evidenci, ale o celý proces práce se zbožím a materiály v rámci dodavatelů, skladování i odběratelů. Kvalitní management zásob znamená spokojené zákazníky, kteří na svou objednávku nemusí čekat.

Cílem a účelem managementu zásob je mít správné produkty ve správný čas na správném místě a k tomu potřebujeme mít o zboží perfektní přehled.

Bez skladové evidence podnikatel nemůže zákazníkům a odběratelům nikdy poskytovat služby v očekávané kvalitě. Bez přehledného systému může také docházet k finančním ztrátám. A co teprve ztráta nervů lidí na zákaznické podpoře, kteří pořád dokola musí vysvětlovat, proč má balíček zpoždění.

Zmizely vám skladové zásoby rychleji než jste čekali a zákazníci už se ohlíží po konkurenci? Nenechte je odejít! Nakupte si další zásoby obratem, aniž byste ohrozili své cash flow. Přečtěte si, jak na to krok za krokem.

Management zásob ve své základní podobě se skládá ze tří jednoduchých kroků:

Nákup zásob.
Skladování zásob.
Odeslání produktů zákazníkům.

Co všechno se počítá do zásob z pohledu jejich managementu?

Na první pohled otázka se zjevnou odpovědí. Víte však, že skladové zásoby není pouze zboží určené k prodeji?

Do pojmu „skladové zásoby” spadá vše, co má podnikatel na skladě a obratem neprodá. Kromě samotného zboží to může být také materiál pro výrobu nebo vlastnoručně vyrobené produkty (včetně jejich polotovarů nebo nedodělků). Jedná se o všechny věci na skladě, které jsou přímo či nepřímo určené k dalšímu prodeji.

Proč je přehled o zásobách důležitý?

K tomu, aby management zásob probíhal efektivně, potřebujete mít přehled o stavu skladových zásob. Není nic horšího, než když vám žádané zboží dojde před sezónou a zákazníci musí na své objednávky místo dvou dnů čekat dva týdny.

Cashbot to za vás zaplatí

Objednejte další zboží nebo materiál, i když máte napjatý rozpočet. Peníze Cashbotu vrátíte, až zboží prodáte zákazníkům.

Více informací

Faktura přijatá

Faktury od dodavatelů včas zaplatíme za vás a vy nám peníze můžete vracet později a v menších splátkách rozložených klidně do celého roku.

Špatně je samozřejmě také opačný extrém. Příliš mnoho zásob může vést k placení zbytečně drahých skladovacích prostor. V některých případech může dojít dokonce ke znehodnocení zboží.

Nepříjemná možnost je i pořízení příliš velkého množství moderního a skvěle prodejného zboží, které vyjde z módy než ho stihnete vyprodat (vzpomeňte si například na fidget spinnery) a v tu chvíli máte sklad plný zbytečného plastu a žádné místo pro zásoby, které vám vydělají.

Podobným problémům může teoreticky přecházet skladová evidence s umělou inteligencí, která dnes dokonce umí v některých případech předvídat trendy na trhu.

Jak na skladovou evidenci a management zásob chytře?

Malé firmy a e-shopy to mají s přehledem o zásobách poměrně jednoduché. Kolikrát stačí nakouknout do skladu nebo na prodejnu a ví, kolik toho mají. Takto získané informace si i v dnešní době napíší rukou do sešitu, nebo, v trochu lepším případě, do Excelu.

U větších podniků s několika skladovými halami už to tak snadné není. Na zkrocení skladových zásob jsou v takovém případě už nezbytné programy pro skladovou evidenci (které bývají i součástí lepších účetních programů) nebo přímo pokročilé ERP systémy.

Ideální software pro skladovou evidenci zahrnuje sledování cesty zásob od výrobce do skladu a ze skladu dále do maloobchodních prodejen nebo přímo k zákazníkům.

TIP: Přečtěte si, kolik takový software může stát a jak při jeho pořizování chytře ušetřit.

Co všechno by měl váš software skladové evidence umět?

Sledování zásob: Kde se zrovna v zásobovacím procesu nachází? Jsou na cestě od dodavatele? Na skladě? Na cestě k zákazníkovi? Zvládnou momentální skladové zásoby uspokojit poptávku zákazníků?
Upozornění na expiraci zboží podléhajícího zkáze.
Pravidelné reporty o stavu zásob.

Skladová evidence vám může pomoci také se správou objednávek, včetně nacenění zboží, sledování zásilek, posílání transakčních e-mailů nebo správy reklamací.

Přehledný skladový software vám usnadní inventuru a slouží jako podklad při kontrole správcem daní.

S vlnou používání umělé inteligence dnes některé programy pro plánování podnikových zdrojů dokonce dovedou například předvídat oborové trendy, optimalizovat firemní procesy nebo generovat pokročilé reporty a analýzy.

Používat tužku a papír nebo Exel vám nikdo nezakazuje. Vhodně zvolený software vám však může uvolnit ruce a pomoci se lépe soustředit na to, co je ve vašem podnikání důležité.

Kdo by měl skladovou evidenci vést?

Skladovou evidenci by měl vést každý podnikatel i OSVČ, který (pře)prodává nebo vyrábí zboží určené k prodeji. Skladujete materiály pro výrobu šperků, oblečení nebo hraček, které obratem prodáte? I v takovém případě vám může skladová evidence pomoci při kontrole z finančního úřadu, ale také díky ní budete mít perfektní přehled o tom, co vám chybí nebo co vám na skladě naopak zbytečně zaclání.

Přesný vzor toho, jak má skladová evidence vypadat, neexistuje. Můžete si ji vést v Excelu nebo na papíru. Nikde dokonce není stanovené ani to, co přesně by měla evidence obsahovat. Doporučujeme, abyste ve skladové evidenci uváděli:

Název zásoby (označení o co se jedná),
datum naskladnění,
datum vyskladnění,
způsob pořízení,
číslo dokladů,
počet měrných jednotek zásoby (může se jednat o kusy, litry, kilogramy…)

Chcete e-shop, ale nemáte kapacitu pro management zásob? Odpovědí je dropshipping

V dnešní době je velmi populární také prodej prostřednictvím tzv. dropshippingu. Prodej touto metodou vám šetří peníze i čas. Nepotřebujete sklad, protože zboží skladuje i odesílá váš nasmlouvaný partner.
Pro začínající podnikatele je dropshipping rozhodně zajímavá možnost. Přečtěte si, co všechno byste měli o dropshippingu vědět, pokud o této možnosti uvažujete.