Trápí vás nezaplacená faktura? Poradíme vám s prevencí i s řešením

Odeslali jste fakturu, která už je dávno po splatnosti a peníze stále nikde? S tímto nešvarem se setkává spoustu živnostníků i malých firem. Jedna nezaplacená faktura možná ještě zdravý peněžní tok neohrozí, ale když se toho sejde více, krizový management klepe na dveře. Chcete dostat včas peníze za práci či službu, kterou jste odvedli? Poradíme vám, jak předejít špatné platební morálce odběratelů a co dělat v případě, že dojde na nejhorší.

Prevence je základ – 6 kroků, které můžete udělat pro to, abyste vymáhat nezaplacené faktury

Pokud se po hlavě pouštíte do spoluprací bez smlouvy a ověření obchodních partnerů, řešení neproplacených faktur se dříve či později nevyhnete. Co dělat pro minimalizaci rizika?

Formální kroky před začátkem spolupráce

1. Ověřte si obchodní partnery před začátkem spolupráce. Než se pustíte do spolupráce s novým obchodním partnerem nebo klientem, ověřte si jeho platební morálku v Registru živnostenského podnikání (Rzp.cz) a v Insolvenčním rejstříku (isir.justice.cz). S ověřením nového partnera vám pomůže také web www.justice.cz.
2. Nepodceňujte smlouvu. Především malí podnikatelé a OSVČ nad smlouvou často mávnou rukou. Buď se jim nechce platit za právníka, nebo jim prostě přijde zbytečná. Přestože ústní (nebo e-mailová) dohoda by měla mít stejnou váhu jako podepsaná smlouva, pokud nastane problém, prokázání ústní dohody není zrovna nejjednodušší. Smlouva je jednorázový výdaj, který vám může do budoucna ušetřit spoustu problémů.

Empatie a osobní přístup v podnikání 

3. Udržujte pravidelný kontakt s obchodními partnery. Máte pocit, že by mohl nastat s placením faktury problém? Zkuste obchodním partnerům, kterým jste vyfakturovali své služby, vedle odeslaného e-mailu i zavolat. Včasnou komunikací můžete předejít spoustě problémů, nebo třeba včas zjistit, zda vaši zákazníci na proplacení faktury náhodou nepotřebují více času. Na základě získaných informací můžete naplánovat další kroky. Tento osobnější přístup vám může pomoci najít řešení, které bude fungovat pro obě strany. Pokud nemáte čas nebo zdroje na to, abyste všechny vaše zákazníky kontaktovali, zaměřte se pouze na ty, kterým jste zaslali faktury s vysokou hodnotou.
4. Empatie má své místo i v podnikání. Neproplacená faktura často není výsledkem špatného úmyslu. Většinou je za tím spíše špatná situace na straně obchodních partnerů. Pokud si můžete dovolit dát zákazníkům prostor, udělejte to. Až jejich špatná situace pomine, váš přístup si budou pamatovat a vrátí se k vám spíš, než v případě, že jim budete obratem vyhrožovat právními kroky. Pokud si můžete dovolit dát zákazníkům prostor, udělejte to. Můžete zvážit zavedení splátkového kalendáře, aby zákazníci mohli splácet dluhy postupně a ve splátkách, nebo jim poskytnout platební odklad s tím, že faktura bude uhrazena do vzájemně dohodnutého data. Pokud to nemůžete udělat, zkuste nabídnout slevu za okamžitou platbu.

Moderní technologie klientům usnadní placení, prací s vaším cash flow předejde druhotné platební neschopnosti

5. Nebojte se technologií. QR kód je na faktuře dnes už málem samozřejmostí. Nikomu se nechce opisovat nebo kopírovat dlouhá čísla účtů a jen taková „maličkost” může platební morálku vašich zákazníků obratem zvýšit. Zkontrolujte také, zda má váš účetní software automatizovaná připomenutí pravidelných plateb a automatické účtování poplatků z prodlení.
6. Pečujte o své cash flow. Přehled o vašem cash flow vám pomůže ustát nejednu nepříjemnou situaci. Pokud víte, že na tom nejste optimálně, můžete například začít fakturovat častěji. Pokud jste dříve fakturovali jednou měsíčně, přejděte na týdenní fakturaci nebo pošlete fakturu ihned po dokončení jakékoliv práce. Tím finanční tok své společnosti můžete alespoň částečně vylepšit. 

Cashbot ví, jak na to

Načerpejte finance od Cashbotu
a dejte zelenou příležitostem.

Více informací

Faktura vydaná

Čekáte na proplacení vydané faktury? Cashbot vám pomůže s cash flow okamžitým proplacením faktury. Peníze můžete mít už do 30 minut.

Jak postupovat v případě, že klient ani přes to všechno neplatí?

Občas se stane, že narazíte na klienta, který přes všechnu vaši snahu o lidský přístup platit odmítá nebo vás prostě ignoruje. Pokud k takové situaci dojde a už máte jistotu, že nejde o pouhé opomenutí, nebo o to, že klientovi spadla faktura do spamu, je nutné začít tuto situaci řešit hned. V opačném případě by se také mohlo stát, že už své peníze neuvidíte. 

Jaké konkrétní kroky můžete podniknout?

1. Upomínka na nezaplacenou fakturu. Klient neplatí a ani si vámi nekomunikuje. V takovém případě je prvním krokem poslání upomínky. Zvykem je toto upozornění poslat přibližně 7 dní po datu splatnosti. První upomínka by měla být pouze připomínkou. Klient se mohl starat o nemocné děti nebo sám léčit onemocnění, nebo byl třeba na dovolené a na pracovní komunikaci prostě jen zapomněl. Konkrétní podoba upomínky záleží na vás a na tom, jak máte s klientem nastavenou komunikaci, neřídí se žádnými pravidly. Pokud odběratel stále nereaguje, můžete mu po několika dnech poslat druhou upomínku, ve které jej upozorníte na další kroky, které podniknete, pokud vás bude i nadále ignorovat. Můžete mu připomenout také penále a další podmínky, které jste si v případě prodlení s klientem domluvili.

2. Zveřejnění dlužníka. Tento krok je možné udělat pouze v případě, že odběratel není fyzická osoba. V takovém případě se na něj vztahuje zákon o ochraně osobních údajů. Pokud se jedná o právnickou osobu a máte 100% jistotu o oprávněnosti své pohledávky, můžete nespolehlivého plátce vložit do Centrálního registru dlužníků (CErD). Tento krok má však svá pravidla, ujistěte se, že je splňujete. Nezapomeňte na tento krok dlužníka včas upozornit. 

3. Předžalobní výzva. Pokud jste na dlužníka zkusili vše a on stále nereaguje, je na čase obrátit se na právníka. Předžalobní výzva slouží jako velmi důrazné upozornění, že si dlužníkovo chování nenecháte líbit. Pokud se chystáte podat žalobu, předžalobní výzvu musíte doručit poštou minimálně 7 dní před podáním žaloby a sepsat by ji měl právník už je z toho důvodu, že působí seriózněji. Připravte se však na poměrně vysoké výdaje, které budou s tímto krokem spojené. 

4. Žaloba. Dlužník nereaguje na upomínky, zveřejnění v registru, ani na oficiální předžalobní výzvu. V tom případě už zbývá už jen podání žaloby. Připravte se, že budete muset ze žalované částky zaplatit 5% poplatek (v případě, že jste včas poslali předžalobní výzvu a řízení vyhrajete, můžete tento poplatek získat zpět). Opět doporučujeme žalobu podat prostřednictvím právního zástupce, ale můžete ji podat i sami. U soudu vám pomůže smlouva nebo jiné doložení uzavřené dohody.

Pokud peníze z nezaplacené faktury nutně potřebujete a nechce se vám vše řešit oficiální cestou, můžete pohledávku prodat speciálním společnostem. Společnost, která se specializuje na vymáhání pohledávek od vás fakturu odkoupí a dlužník se stane její starostí.

Nenechte to zajít až k promlčení nezaplacené faktury

Dejte si pozor na možné promlčení nezaplacené faktury. Povinnost zaplatit pohledávku začíná běžet den po splatnosti a činí 3 roky. Pokud máte spoustu neuhrazených faktur, začněte řešit ty s nejvyšší částkou.

S vymáháním menších částek jsou podnikatelé a drobní živnostníci obvykle zdrženlivější – časová ztráta a právní náklady totiž značně převyšují sumu na faktuře. Kvůli tomu končí spoustu nezaplacených faktur promlčením nebo jejich odprodáním za nižší hodnotu, což může být pro podnikatele velkým zásahem v udržení zdravého cash flow.

Cashbot ví, jak na to

Načerpejte finance od Cashbotu
a dejte zelenou příležitostem.

Více informací

Úvěr

Nenechte dlouhé čekání na proplacení faktury rozhodit vaše cash flow. Získejte peníze na rozvoj firmy bez poplatků a sankcí za předčasné splacení. Úvěr vás bude stát jen úrok za skutečnou dobu čerpání.

Čekání na peníze může zkrátit financování faktur od Cashbotu

Potřebujete peníze z vystavených faktur na svém účtu ještě dnes? Řešení pro vás má Cashbot. Stačí se během pár minut zaregistrovat online a kromě financování faktur  můžete využívat také neúčelový podnikatelský úvěr. Peníze máte do 30 minut nebo zdarma. A vše navíc vyřídíte z pohodlí vašeho domova a s dokumenty, které máte běžně k dispozici.

Spoluautor článku

Marek Hejdušek

Baví mě hledat vlastní směr a inovace ve světě financí. Mým cílem je, aby podnikatelé mohli pracovat s cash flow efektivněji a aby si nenechali ujít obchodní příležitost kvůli nedostatku vlastních financí.