5 tipů, jak firmě ušetřit peníze

Mít dobrý podnikatelský záměr v oblasti, kde je poptávka a není konkurence, je základ. Ale dobrý nápad nestačí. Klíčovým faktorem úspěchu je správné hospodaření s firemními financemi. Proto jsme pro vás sepsali několik praktických tipů.

1.      Zredukujte nezbytné náklady na ty opravdu nezbytné

Zvlášť v době krize se projevilo, že firmy mohou šetřit – když chtějí, nebo když musí. Jak na to? Optimální stav je co nejvíce zredukovat fixní náklady. Právě ty mohou být pro firmu ve chvíli, kdy jí vypadnou příjmy, likvidační. Zredukovat fixní náklady neznamená tyto nákladové položky zcela vyloučit – stačí se zamyslet, zda a jakým způsobem je možné převést je do kategorie nákladů variabilních.

Uvedeme několik příkladů z praxe:

Nejčastějším a také jedním z nejvyšších nákladů bývá náklad na kanceláře. Ty firmy platí často za nemalé peníze bez ohledu na to, kolik mají zrovna v tom období klientů nebo zaměstnanců. Mnoho firem v době pandemie a krize kanceláře opustilo a vydalo se cestou sdílených kanceláří neboli coworkingu. Místa pronajímají podle aktuálního počtu zaměstnanců/spolupracovníků, na jednání si jednorázově pronajímají zasedačku. V ceně za pracovní místo mají veškeré vybavení a office servis – úklid, světlo, teplo, papír, toner, tiskárny, prezentační techniky atp. Neřeší, že něco došlo, že se něco rozbilo nebo že zaměstnanec potřebuje novou židli. Využití sdílených kanceláří je krásným příkladem převedení nákladů na pracovní místo z kategorie fixní do kategorie variabilní. A výsledek? Firma je schopna pružněji reagovat na konkrétní situace a přizpůsobit se. Právě flexibilita je v podnikání základním předpokladem nejen k přežití, ale i k úspěchu.

Další položkou, která se v některých případech vyplatí převést z fixních do variabilních, jsou platy zaměstnanců. V mnoha případech se vyplatí pracovat s externisty, kteří jsou placeni od hodiny nebo za dílo – konkrétní výstup. Samozřejmě ne všechny pozice lze zastřešit externě – cestou je dát vyšší plat několika klíčovým zaměstnancům a ty, které naplno nevyužijete, převést na externí model spolupráce – opět, velkou část fixních výdajů na platy uděláte variabilní.

2.      Hlídejte efektivitu práce. Své i vašich zaměstnanců

V předchozím tipu jsme hovořili o platech a zaměstnancích. U externího pracovního poměru máte výhodu: externista svou práci pečlivě vykazuje. Zaměstnanci k tomuto požadavku často přistupují s nechutí. Nicméně, abyste se dopátrali toho, kde můžete ušetřit, je snímkování pracovní doby nezbytné. Využít můžete aplikace jako například Toggl nebo Costloker. Díky těmto nástrojům uvidíte, jestli své lidi naplno využíváte, jaké mají kapacity i jak rychle pracují. Budete tak mít v ruce relevantní podklad k rozhodnutí, s kým z týmu na jaké bázi spolupracovat, a především co (a kdo) se vám a vaší firmě vyplatí.

Zjistěte i to, jak efektivní jste vy sami. Jako majitel nebo jednatel firmy byste se měli soustředit na její strategické směřování, na rozvoj obchodních vztahů a vyhledávání nových obchodních partnerství a příležitostí. Pokud díky pečlivému zmapování vlastních aktivit zjistíte, že 90 % času věnujete řízení lidí, mikromanagementu a řešení úkolů, o které by se měli starat vaši manažeři, můžete s tím začít něco dělat. Jako jednatel máte pracovat na firmě, nikoliv ve firmě.

3.      Firmu zorganizujte

S předchozím bodem souvisí i organizace firmy. Většina firem má vydefinovanou organizační strukturu, v mnoha případech však slouží pouze jako dekorace na zdi. Organizační struktura má být provázána s organizačním řádem, který přesně stanovuje, co za činnosti která pozice ve firmě obnáší a jaké se k této činnosti vážou kompetence. Definuje i to, co je produktem/výstupem, ve kterém bodě je svěřená agenda předávána a na druhém konci zase odevzdávána. Pokud je firma organizovaná, je efektivní. Pokud si nejste jisti tím, jak firmu zorganizovat nebo zda je zorganizovaná dobře, najměte specialisty na procesně personální audit. Ten vám dá podklad k tomu, abyste vaši firmu zorganizovali skutečně efektivně.

4.      Dobrá účetní sice hodně stojí, ve výsledku ale šetří peníze

Mnoho podnikatelů, zvlášť těch začínajících, si dělá účetnictví svépomocí. Dobrá účetní je drahá záležitost, která se však z dlouhodobého hlediska vyplatí. Podání daní v Česku není k podnikatelům zrovna přívětivé – je snadné udělat chybu. Neriskujete však pouze vyřizování s finančním úřadem, většina podnikatelů zároveň platí víc, než by muselo. S dobrou účetní můžete ušetřit nemalé peníze – zkuste vstupní konzultaci a uvidíte.

5.      Dělejte edukovaná finanční rozhodnutí

Co to znamená? Vytvořte si cash flow mode – zmapujte příjmy, výdaje a mějte přehled o reálném finančním stavu vaší firmy. Vyhnete se tak často naprosto zbytečným krokům, které se firmě ve finále prodraží. Největším nepřítelem podnikových financí je špatně řízený cash flow, čehož důsledkem je to, že podnikatel není schopen v termínech hradit své fixní náklady. Co potom? Když mu nepůjčí banka, půjčí si s vysokým úrokem jinde. Krátkodobě sice problém zdánlivě vyřeší – poplatí, co má. Z dlouhodobého hlediska však ve skutečnosti cash flow firmy splátkami s úroky ještě více zatíží. Jaké je řešení?

Finanční rezerva je zdarma

Nenechte se překvapit nečekanými situacemi a mějte peněžní rezervu ihned po ruce. Pokud ji nevyužíváte, nic neplatíte.

Více informací

Udělejte si ve financích pořádek a finanční rozhodnutí realizujte až tehdy, když máte jistotu, že jste k nim dospěli na základě dostatečného množství informací. Nemusíte na to být sami: využijte služeb online cash flow manažera. Cashbot nabízí odložení splatnosti přijaté i okamžité proplacení vydané faktury – pomáhá tak balancovat cash flow. Abyste mohli dělat edukovaná rozhodnutí o firemních financích, musíte se vzdělávat. Přečtěte si náš další článek o finanční gramotnosti a zorientujte se ve světě firemních financí.

Spoluautor článku

Marek Hejdušek

Baví mě hledat vlastní směr a inovace ve světě financí. Mým cílem je, aby podnikatelé mohli pracovat s cash flow efektivněji a aby si nenechali ujít obchodní příležitost kvůli nedostatku vlastních financí.