Co je proforma faktura? A jaký je rozdíl oproti běžné faktuře?

Stalo se vám, že jste byli překvapeni konečnou cenou, kterou jste za zboží či službu museli dodavatelům zaplatit? Požádejte protistranu o proforma fakturu v dostatečném předstihu a vyhněte se nepříjemnostem, až přijde skutečný pokyn k platbě. Jste-li dodavatelem zboží či služeb a chcete-li zajistit hladký průběh obchodní transakce, můžete proforma fakturu vydat i vy. Proforma faktury jsou široce využívány, přesto je snadné je zaměnit s běžnými fakturami. V tomto článku zjistíte význam proforma faktur a dozvíte se rozdíly mezi proforma fakturou a běžnou fakturou.

Co je proforma faktura?

Pro forma je v latině „kvůli formě“, což znamená, že jde pouze o provizorní dokument. Proforma faktura tak představuje předběžnou fakturu, která je zaslána kupujícímu před potvrzením prodeje. Na této faktuře jsou uvedeny položky plnění ze strany prodejce, jako je zboží nebo služba, které mají být dodány, jejich ceny, informace o dopravě a datum dodání. I když obsahuje přesné podrobnosti o nákladech spojených s prodejem, nejedná se o oficiální výzvu k platbě. Žádné pokyny neurčují přesný formát proforma faktury a ta se může, ale také nemusí podobat jiným obchodním dokumentům či faktuře.

Proč firmy používají proforma fakturu?

Proforma faktura se používá nejčastěji z těchto důvodů:

• Aby kupující věděl, co může od dodavatele očekávat.
• Prokázat ochotu dodavatele nabídnout zboží a služby za dohodnutou cenu ve slíbeném termínu.
• Potvrdit úmysl kupujícího zaplatit.
• Slouží jako cenová nabídka pro interní procesy o schválení nákupu pro kupujícího.
• Chcete-li ušetřit čas a náklady na zpracování objednávky.

Je proforma faktura právně závazná?

Ačkoli proforma faktura obsahuje mnoho informací stejných jako má konečná prodejní faktura, nemá stejnou právní váhu a neměla by být používána pro účetní účely nebo jako závazná smlouva.

V mnoha ohledech je proforma faktura blíže cenové nabídce než běžné faktuře. Důvodem je to, že zákazníci nejsou povinni zaplatit částku uvedenou na proforma faktuře. Celková splatná částka není zaznamenána na účtech zákazníka ani na vašich pohledávkách a nemůžete proformu použít k vrácení DPH.

Kdy byste měli poslat proforma fakturu?

Proforma faktura je obvykle zaslána zákazníkovi nebo klientovi v okamžiku, kdy se u vás zavázal k nákupu, ale zároveň mu nelze ještě poslat oficiální fakturu, protože je třeba ještě potvrdit poslední podrobnosti. Jakmile zákazník se vším souhlasí, pak mu dodáte zboží či svou službu a vystavíte běžnou fakturu. Víte, jak má standardní faktura vypadat? Pokud ne, přečtěte si tento článek.

Proforma faktura a storno – jde to? 

Vzhledem k tomu, že proforma faktura není právně závazným dokumentem, ani oficiální fakturou nutnou pro účetnictví, není nutné ji rušit. Podobně jako u nabídkového dokumentu, pokud prodej nepokračuje, není vyžadována žádná akce pro úpravu nebo zrušení proforma faktury.

Typický případ použití proforma faktury

Představme si společnost Dub nábytek s.r.o., která od svého zákazníka obdrží objednávku na 100 židlí do nové restaurace. Po obdržení objednávky bez jakéhokoli vyjednávání a potvrzení začne Dub nábytek obstarávat materiál pro výrobu a pracovat na zakázce. Za měsíc je výroba hotová a  odešle kupujícímu fakturu. Při pohledu na fakturu je kupující nespokojen, protože:

• Cena je příliš vysoká.
• Chtěl termín dodání dříve.
• Chce delší platební podmínky.

Dub nábytek s.r.o. samozřejmě může upravit ceny, zrušit předchozí fakturu a vytvořit novou, která splňuje požadavky kupujícího. Podnikání je ovšem těmito úpravami chaotické a neefektivní a hlavně – obtížně se cokoliv plánuje

Oproti tomu, když Dub nábytek vytvoří proforma fakturu, která bude obsahovat cenu židlí, datum dodání a platební podmínky v reakci na poptávku rovnou na začátku a odešle ji kupujícímu,  má kupující prostor a čas k vyjednávání. Společně se pak mohou dohodnout na přijatelných podmínkách. Teprve po odsouhlasení podmínek Dub nábytek zahájí výrobu židlí. Jakmile je výroba dokončena, proforma faktura může být převedena na prodejní fakturu pomocí fakturačního softwaru nebo účetního nástroje.

Cashbot vám poskytne neúčelový podnikatelský úvěr, proplatí přijaté faktury nebo zkrátí splatnost faktur vydaných

Pokud jste se s proforma fakturou setkali až dnes a máte faktury, které vám dělají starosti, nechte si je profinancovat Cashbotem. Faktury za vás dodavatelům okamžitě proplatí a vy na vrácení peněz budete mít až 12 měsíců, přičemž první splátku si můžete odložit třeba až o 3 měsíce. Navíc kvůli tomu nemusíte nikam chodit. Registraci vyřídíte online z pohodlí vašeho domova či kanceláře a s dokumenty, které máte běžně k dispozici.

Cashbot ví, jak na to

Načerpejte finance od Cashbotu
a dejte zelenou příležitostem.

Více informací

Úvěr

Získejte pro své podnikání peníze klidně jen na pár měsíců. Bez poplatků a bez sankcí za předčasné splacení. Úvěr vás bude stát jen úrok za skutečnou dobu čerpání.

Spoluautor článku

Marek Hejdušek

Baví mě hledat vlastní směr a inovace ve světě financí. Mým cílem je, aby podnikatelé mohli pracovat s cash flow efektivněji a aby si nenechali ujít obchodní příležitost kvůli nedostatku vlastních financí.