Archivace účetních dokladů

Ke každému podnikání se váže povinnost ukládat dokumenty pro případ kontroly. Některé dokumenty musíte uchovávat tři roky, jiné až třicet let a pro následnou skartaci některých dalších dokumentů je dokonce nutné povolení státního archivu. Jak se ve správě jednotlivých dokumentů vyznat, vám poradí náš nový článek.

Jak na archivaci dokumentů?

Archivace dokumentů je pro každou společnost jiná, třeba proto, že některé společnosti nemají zaměstnance a nemusí tedy archivovat jejich mzdové listy. Zároveň se liší i požadovaná délka archivace dle typu dokladu. V zásadě ale platí, že pokud si budete archivovat všechny důležité dokumenty, chybu neuděláte nikdy.

Požadavky na archivaci tedy primárně záleží na typu a rozsahu vašeho podnikání. V případě, že jste podnikatel, který vede daňovou evidenci nebo uplatňuje paušální výdaje, musíte archivovat pouze doklady, které jsou nutné pro případnou daňovou kontrolu. Plátci DPH musí uchovávat veškeré doklady, které jsou nutné pro stanovení daně alespoň po dobu 10 let. Zároveň musí být schopni zaručit, že nedojde k jejich poškození nebo k manipulaci se zapsanými údaji.

Mzdové listy, faktury, výroční zprávy – co vše je potřeba archivovat?

Každá firma musí vést účetnictví a uchovávat veškeré s ním spojené doklady, od výročních zpráv, přes faktury až po účetní závěrky. Je nutné také uchovávat všechny doklady spojené s firemními zaměstnanci. Jmenovitě například mzdové a evidenční listy, seznamy statutárních orgánů společností s ručením omezeným nebo záznamy pro potřeby důchodového pojištění. Tyto a další dokumenty spojené s podnikáním mohou v delším časovém horizontu vytvořit slušnou záplavu, proto je dobré znát i lhůty, po které musíme jednotlivé typy dokumentů uchovávat.

Jaké jsou tedy archivační lhůty a postihy?

Archivační lhůta se liší dle jednotlivých typů dokumentů a pohybuje se mezi 3 a 30 lety.

• 3 roky
  • Stejnopisy evidenčních listů

• 5 let
  • Účetní knihy a doklady
  • Odpisové plány a účtový rozvrh
  • Přehledy a účetní záznamy
  • Inventurní soupisy
• 6 let
  • Seznam společníků, členů statutárního orgánu a dozorčí rady
• 10 let
  • Účetní závěrka
  • Výroční zpráva
  • Daňové doklady pro potřeby DPH
  • Mzdové listy pro účely důchodového pojištění (starobní)
• 30 let
  • Mzdové listy pro účely důchodového pojištění

V případě nedodržení požadované lhůty uchování pro daný dokument může ze strany finančního úřadu dojít k pokutě až do výše 3 % hodnoty aktiv podniku. Pokutu ve výši až 250 tisíc může obdržet též společnost, která dokumenty zničí bez souhlasu státního archivu. V případě, že jsou dokumenty zničeny například vlivem požáru, je nutné tuto skutečnost oznámit finančnímu úřadu a podpořit své tvrzení zprávou od policie.  

Jakým způsobem dokumenty archivovat?

Česká legislativa nestanovuje jednotný způsob archivace dokumentů, je tedy možné dokumenty uchovávat fyzicky, elektronicky nebo nějakou kombinací obou přístupů. V případě fyzického uchovávání je nutné mít na paměti, že na papír může mít vliv okolní prostředí. Dokumenty by tedy například měly být skladovány v suchu, aby nedošlo k jejich znehodnocení a zároveň by měly být tříděny například do šanonů pro větší přehlednost. V případě elektronické archivace je pak na místě dělat pravidelné zálohy dat, aby nedošlo k jejich ztrátě.

Jakmile uplyne zákonem požadovaná doba na uchovávání daného dokumentu, je nejbezpečnějším způsobem jeho likvidace skartace. U některých dokumentů, jako jsou například účetní závěrky, je dokonce nutné získat i skartační povolení od státního archivu.

Podnikejte s Cashbotem a vyhněte se zbytečnému papírování!

Oproti bankám má Cashbot řadu výhod. Celý proces je transparentní, a již na začátku tak klient ví, jaká je výše jeho splátek a kolik nakonec Cashbotu za úvěr zaplatí. To vše pohodlně a online za pár minut s dokumenty, které máte běžně k dispozici. Veškeré informace o úvěru nebo jiné službě pak máte dostupné v rámci svého účtu. Stačí se zaregistrovat zde.

Spoluautor článku

Marek Hejdušek

Baví mě hledat vlastní směr a inovace ve světě financí. Mým cílem je, aby podnikatelé mohli pracovat s cash flow efektivněji a aby si nenechali ujít obchodní příležitost kvůli nedostatku vlastních financí.