Digitalizace a vytěžování dat z dokumentů

Zase je tu konec měsíce. Uzávěrky. Mzdy, docházka, faktury. Všude šanony, doklady a výkazy. Papíry, kam oko dohlédne. A mezi nimi, pokud ji najdete, je schovaná vaše účetní. Unavená a ve stresu, aby něco nepřehlédla a vše zadala bez chyb. Kdybyste mohli, pomohli byste jí? Tak to udělejte, protože můžete.

Ruční zpracování dokumentů brzdí procesy, ničí nervy a je zbytečně nákladné

Narůstající množství písemností zatěžuje a významně zpomaluje provoz úspěšného podniku. S tím souvisí i častý výskyt úzkých míst v procesech. Cestou ke zvládnutí velkého objemu dat je digitalizace, inteligentní technologie – optické rozpoznání textu s následným zpracováním. Je to první krok k podnikové automatizaci.

Software s digitálními soubory pracuje jako člověk – rozpozná dokument, vyhodnotí a například provede export podle nastaveného pravidla. Faktury, formuláře, mzdové doklady nebo jakýkoliv fyzický dokument, který vás napadne.  Digitalizační software pracuje automaticky a neustále. Zároveň snižuje časovou prodlevu při práci s dokumenty. Digitalizace chrání některé exponované činnosti, profese před stresem z termínů, snížení výkonu z důvodu únavy a chyb.

Dokumenty mohou mít různou strukturu a podle té se i orientují nástroje pro rozpoznání, vytěžení údajů a zpracování konkrétních typů dokumentů.

Typickým představitelem strukturovaných dokumentů jsou formuláře, polostrukturovaných faktury a nestrukturovaných smlouvy nebo dopisy. Každý takový dokument se díky digitalizaci dá automaticky zpracovat, vytěžit.

Jak často se vám stává, že přepisujete znění z dokumentů do systému nebo jiného textu?

Po digitalizaci tištěných textů za pomocí skeneru, multifunkčního zařízení nebo mobilu na digitální dokument umožňuje OCR (z angličtiny Optical Character Recognition) software pracovat s daty jako s normálním počítačovým textem. Počítačový program převádí obraz na rozpoznané znaky a editovatelný text – tak jak ho znáte například z MS Word.

Konverze do digitální podoby nabízí mnoho výhod. Šetří fyzické místo v archivech a peníze za kancelářský papír i tonery. Výhodou elektronického souboru je jeho dostupnost nebo snadné zaslání e-mailem, bezpečná archivace a rychlost využití v automatizovaném procesu. Pokud není právě k dispozici skener, stačí dokument vyfotit mobilem. Je to typická situace pro obchodníka na pracovní cestě. Může takto obratem poslat smlouvu i objednávku. Aplikace si fotografii sama uloží, přizpůsobí a zpracuje nebo například jen zařadí do objednávek k plnění či fakturaci.

Přichází inteligentní digitalizační software a s ním i konec úmorné a neefektivní práce

Inteligentní zpracování dokumentů (někdy také nazvané jako vytěžování) je dalším krokem po digitalizaci dokumentu. Obojí nabízí komplexní nástroje pro digitalizaci a vytěžování dat z dokumentů, vhodné pro strukturované a polostrukturované dokumenty. Tedy činnosti, které v sobě zahrnují celý proces od rozeznání konkrétní správné informace, její zpracování až po kontrolu správnosti nebo export do určeného místa v systému. Informací přitom může být text, číselný údaj, čárový kód nebo obrázek.  Takovým příkladem může být faktura, kdy z dokumentu potřebujete získat informace například o variabilním symbolu, částce, hodnotě a sazbách DPH, datu splatnosti, položkách apod.

Toto řešení je výhrou pro podniky a úřady, které přijmou a vydají denně řádově desítky až tisíce účetních dokladů. Vytěžovací software dokáže až úplně nahradit ruční práci s dokumenty. Vytěží informace z jednoduché tabulky i ze složité faktury. Například spáruje dodací list s fakturou nebo výkaz odpracovaných hodin podle osobních čísel s údaji KPI podle jmen. Využívá pokročilé technologie z oblasti analýzy textu. Získané informace využijí softwaroví roboti a systémy řízení podnikových procesů (BPM – Business Process Management).

Jak jste na tom s digitalizací ve vaší společnosti? Zjistíte po vyplnění našeho online dotazníku.

Co všechno umí inteligentní digitalizační software?

• Rozpoznání znaků (OCR) i ručně psaného textu (ICR)
• Digitalizuje listiny
• Získává data z digitálních dokumentů – strukturovaných i nestrukturovaných, objednávek, faktur, dokladů, formulářů
• Exportuje získaná data do určených podnikových systémů (účetních, skladových apod.). Umí se propojit s číselníky vlastními i externími
• Dohledá údaje z rejstříků (ARES) a správně použije v dokladech
• Pracuje v režimu několika jazyků, výhoda pro fakturaci a komunikaci se zahraničními partnery.
• Čte čárové a QR kódy
• Rozpoznává zaškrtávací okénka a podpisy
• Odstraňuje úzká místa v procesech
• Je inteligentní – využívá zkušenosti z předchozích operací, „učí se“
• Snižuje chybovost zadávání a přepisování dat do systémů
• Zvládá i velký nárůst zpracovávaných dat a zvládne i mnoho dalšího.

Texty a dotazník Zhodnocení digitální zralosti vznikly ve spolupráci se společností Process Point s.r.o., www.processpoint.cz

Spoluautor článku

Marek Hejdušek

Baví mě hledat vlastní směr a inovace ve světě financí. Mým cílem je, aby podnikatelé mohli pracovat s cash flow efektivněji a aby si nenechali ujít obchodní příležitost kvůli nedostatku vlastních financí.