Jak se správně vydat na cestu automatizace procesů?

Krok 1: procesy pečlivě prozkoumejte a popište!

Ke znázornění vzájemné provázanosti procesů ve firmě slouží modelování, tedy mapa procesů. Přehledná infografika interpretuje procesy jako sousled činností, jejich členění a propojení, určuje odpovědné osoby, délky a podmínky provedení jednotlivých úkolů. Vizualizace lépe znázorní propojení úkolů s osobami, jednotlivé kroky a reporty zase možnosti zlepšení, kritická místa pro zapojení softwarových robotů nebo další automatizace např. při vytěžování dat.

Krok 2: Hrajete o čas a peníze. Nezdržujte se rutinou. Co můžete, automatizujte!

Názorný příklad z praxe výrobního podniku: odběratel pošle objednávku výrobku. Softwarový robot objednávku pošle k ověření existence požadované revize výrobku nebo výkresu výrobku v informačním systému. Zároveň pošle objednávku do oddělení plánování a kalkulací k vytvoření cenové nabídky, ověření dostupnosti materiálu pro výrobu a termínu výroby a dodání.  Některé „rozhodovací křižovatky“ jsou schvalovány odpovědnými pracovníky podle jejich rolí nebo v rámci BPM automaticky podle organizační struktury.

Krok 3: Tvořte vlastní elektronické formuláře i aplikace pomocí vizuálních nástrojů bez psaní programového kódu!

Potřebujete pro svůj nový e-shop nebo controlling vytvořit efektivní a automatický proces od objednávky až po potvrzení o převzetí zásilky? Nevolejte programátora, s BPM nástrojem to lze zvládnout. Vytvoříte aplikaci s daty a elektronickými formuláři, včetně schvalovacího procesu mezi důležitými rozhodovacími kroky procesu. Elektronické formuláře, uživatelsky přívětivé obrazovky vytvoříte pomocí intuitivního editoru. Použijte šablonu nebo začněte s prázdnou aplikací a přidávejte do ní postupy a datová pole, která uvidíte ve formulářích. Nové aplikace sami spustíte kliknutím.

Krok 4: Optimalizujte. Neustále.

Teď, když máte celkový přehled o procesech ve firmě a dokážete je modelovat, zavádět, měnit, měřit i analyzovat, zbývá jediné – udržet dosaženou úroveň a efektivitu všech procesů. Musíte neustále sledovat parametry operací a optimalizovat všude, kde to přinese zlepšení procesu.

Krok 5: Začněte výběrem správné platformy BPM.

Když se v centrále společnosti Microsoft rozhodli ukončit problémy se správou publikování obsahu a propagačních akcí na webové stránky společnosti a online e-shopy, efektivitou správy propagací, věděli, že výsledek musí vyhovovat jejich více než 450 digitálním obchodům po celém světě.  Že vybírali pečlivě, to si pište! Dnes je Microsoft jedním z uživatelů BPM K2.

Výhody BPM platformy K2

• Workflow – intuitivní vizuální designer procesů, snadno ovladatelné nástroje platformy (plán, mapa a správa procesů)
• Formuláře – přívětivé uživatelské prostředí obrazovek aplikace i formulářů, opakovaně použitelné
• Reporting – analýzy a reporty nutné k řešení problémů a k optimalizaci procesů
• Mobilní aplikace – pro iOS i Android responzívní zobrazení, funguje i off-line
• Integrace – s jakýmkoli systémem formou point-and-click, konektor na ERP SAP
• Bezpečnost – nástroje pro správu rolí
• Nasazení – v cloudu nebo přímo na konkrétních pracovištích, on-premise

Jak jste na tom s automatizací ve vaší společnosti? Zjistíte po vyplnění našeho online dotazníku.

Texty a dotazník Zhodnocení digitální zralosti vznikly ve spolupráci se společností Process Point s.r.o., www.processpoint.cz

Spoluautor článku

Marek Hejdušek

Baví mě hledat vlastní směr a inovace ve světě financí. Mým cílem je, aby podnikatelé mohli pracovat s cash flow efektivněji a aby si nenechali ujít obchodní příležitost kvůli nedostatku vlastních financí.