Jaké jsou náležitosti faktury a co dělat, když stále není zaplacená?

Chcete se postavit na vlastní nohy, založit si živnost a podnikat? Nebo už živnostníkem dávno jste, jen jste se do toho ještě pořádně neobuli? Administrativa a fakturování je nedílnou součástí života každého podnikatele. Ukážeme vám, co musí obsahovat faktura, a také vám poradíme co dělat, pokud je vystavená faktura po splatnosti.

_{Aktualizace článku 31.1.2024}

Náležitosti faktury – jak má vypadat faktura podle toho, jestli jste plátce DPH či nikoliv

O povinných údajích na faktuře rozhoduje skutečnost, zda jste či nejste plátcem DPH. U neplátce se dále rozlišuje, jestli vede podvojné účetnictví či nikoliv. 

Náležitosti faktury pro neplátce DPH

Co musí být na faktuře, pokud jste neplátce DPH a nevedete účetnictví? V takovém případě musí vaše faktura podle § 435 OZ obsahovat informace o dodavateli, neboli vaše údaje:

• jméno a sídlo,
• IČO,
• název registru, ve kterém jste jako podnikatelé uvedení (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík).

Více není ze zákona potřeba. Pro přehled a smysluplnost či možnou kontrolu finančního úřadu lze dále uvádět:

• informaci, že nejste plátcem DPH,
• údaje o odběrateli neboli údaje vašeho zákazníka, 
• slovní a číselné označení dokladu (například faktura 01012021),
• popis produktu nebo služby, za které je faktura vystavena,
• peněžní částku, na kterou fakturu vystavujete,
• způsob úhrady, 
• číslo bankovního účtu,
• datum vystavení faktury,
• datum splatnosti faktury,
• e-mailový kontakt a telefonní číslo.

Faktura bez DPH nemusí obsahovat položky spjaté s daní. Pokud vám přijde faktura od neplátce DPH, nemá tento doklad žádný dopad na vaše daňové povinnosti. Fakturu jen proplatíte a nic dalšího nemusíte vy ani vaše účetní řešit.

Náležitosti faktury pro neplátce DPH s podvojným účetnictvím

Pokud jste neplátce DPH a vedete podvojné účetnictví, vaše faktura v tomto případě představuje účetní doklad a jako takový se musí řídit úpravou definovanou v zákonu č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Uvést musíte všechny povinné informace jako neplátce DPH, který nevede účetnictví, a ke všemu připsat i ty položky, které jsou pro něj volitelné. 

Cashbot proplatí fakturu obratem

Vystavili jste fakturu a peníze potřebujete ihned?

Více informací

Faktura vydaná

Cashbot zkrátí splatnost vašich faktur, vratek DPH i dotací, u kterých čekáte i měsíce. Peníze můžete mít už do 30 minut. A vrátit je stačí až za pár měsíců.

Náležitosti faktury pro plátce DPH

Pokud jste plátce DPH, vaše faktura musí oproti faktuře neplátce DPH navíc podle § 29 Zákona o dani z přidané hodnoty obsahovat:

• daňové identifikační číslo,
• jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li obsažena v jednotkové ceně,
• základ DPH,
• sazbu DPH,
• výši DPH uvedenou v Kč.

Kdo všechno má povinnost vystavit fakturu?

Povinnost vystavit fakturu platí pro každého podnikatele, který poskytuje služby nebo prodává zboží. Povinnost fakturace se týká OSVČ, stejně jako právnických a fyzických osob podnikajících na základě živnostenského oprávnění.

Do kdy vystavit fakturu?

Pro plátce DPH a identifikované osoby platí dle zákona o DPH § 28 odst. 5 povinnost vystavit fakturu do 15 dnů od data zdanitelného plnění. V případě, že jako dodavatel vystavíte fakturu později, hrozí vám v krajním případě pokuta až do výše 2 milionů korun.

Jak vystavit fakturu?

Jak vytvořit fakturu po „technické” stránce a co k tomu potřebujete? V podstatě vám k tomu stačí tužka a papír. Pokud na začátku podnikání nemáte mnoho zakázek nebo dodáváte opakující se zboží či služby několika málo odběratelům, zvládnete to i s Excelem. Když už vám jde z administrativy hlava kolem, existují aplikace, které vám fakturování usnadní. Podívejte se na náš přehled bezplatných fakturačních programů pro živnostníky.

Minimální doba splatnosti faktury dle zákona

Pokud není sjednaná splatnost faktury, platí automaticky ze zákona 30 dní. Můžete ovšem vystavit fakturu i na kratší dobu splatnosti. Maximální splatnost faktur je ze zákona 60 dnů. Tuto dobu může přesáhnout pouze v případě, že se obě strany dopředu dohodnou a pokud to pro věřitele není zvláště nevýhodné (§ 1963 (2)). U veřejných zadavatelů je maximální lhůta vždy 60denní.

Stanovená lhůta pro zaplacení faktury začíná běžet okamžikem, kdy je příjemci faktura doručena, nebo od doby, kdy jste mu dodali službu či produkt, přičemž se řídíme tou událostí, která nastala později. 

Více se můžete dočíst v § 1963 zákona č. 89/2012, v občanském zákoníku.

Splatnost faktury 14 dní

Za běžnou dobu splatnosti se považuje lhůta 14 dnů. Menší podnikatelé mohou chtít proplatit své dodávky do 7 dnů – záleží na konkrétní situaci, jak moc rychle peníze potřebují. Vyžadujete-li peníze v kratší lhůtě, informujte o tom příjemce faktury, aby si toho byl vědom a nebyl překvapen pozdním plněním. 

Víte, že zkrátit splatnost faktury umí i služba Cashbot? Vystavenou fakturu vám proplatí do 30 minut a vy tak můžete uvolněné peníze ihned využít k rozvoji vašeho podnikání. Nečekejte zbytečně dlouho na peníze od vašich zákazníků. Více se dočtete zde. 

Co je datum splatnosti na faktuře?

Datum uvedené na faktuře jako datum splatnosti označuje poslední možný den, do kterého musí mít dodavatel zboží nebo služeb peníze za uskutečněné plnění na účtě. To se týká i případů, kdy datum splatnosti připadá na svátek nebo na víkend. Pokud není datum splatnosti na faktuře uvedené, platí 30denní splatnost ode dne vystavení, kterou stanovuje zákon, případně smluvní podmínky.

Jak je to s fakturou po splatnosti a penále?

Pokud se vám stane, že odběratel fakturu nezaplatí v termínu splatnosti, může se částka k proplacení zvednout o penále.

Na penále neboli úrok z prodlení máte nárok už první den po datu splatnosti faktury. Na úrok máte nárok vždy. Smluvní podmínky pak mohou upravovat jeho výši, která by neměla být příliš vysoká – v takovém případě hrozí, že dlužník napadne váš nárok u soudu. Současně by však měla být dostatečná na to, aby ke splacení faktury motivovala. Obvyklá výše úroku z prodlení tak bývá přibližně 0,2 % za každý den prodlení.

Pokud vaše smlouva výši úroku nestanovuje, používá se k výpočtu úrok zákonný, který se řídí nařízením vlády č. 351/2013 Sb. Ten se počítá ze součtu repo sazby ČNB s přirážkou 8 %.

Pokud nechcete zbytečně přicházet o peníze, je důležité si splatnost faktur hlídat. A to jak těch vystavených, tak těch, které čekají na zaplacení ve vaší účtárně.

Co když je datum splatnosti faktury o víkendu nebo ve svátek?

Datum splatnosti faktury je posledním možným dnem, do kdy musí odběratel fakturu za zboží nebo služby uhradit. Pokud spadá datum splatnosti na víkend, doporučujeme fakturu uhradit s dostatečným předstihem, aby měl dodavatel peníze na účtu v datum splatnosti i v případě, že spadá na volný den. V opačném případě může začít nabíhat penále.

Jak už jsme zmínili, datum splatnosti faktury není povinnou náležitostí faktury. Pokud na faktuře není datum splatnosti uvedené, řídí se její splatnost občanským zákoníkem. Podle toho platí, že je splatnost faktur ze zákona 30 dní od data vystavení.

Typy faktur

V úplném základu se typy faktur dělí na vydanou a přijatou. Vydaná faktura je ta, kterou posíláte svým klientům nebo odběratelům. Přijatá faktura je naopak ta, kterou jste obdrželi za služby nebo zboží. 

Kromě tohoto dělení jsou ale i další druhy faktur, které můžete vystavit nebo obdržet.

• Zálohová faktura se používá, pokud máte s klientem domluvu, že část vašich služeb zaplatí předem. Vystavujete ji na domluvenou částku, o kterou snížíte koncovou (řádnou) fakturu.
• Proforma faktura je doklad, který vyzývá odběratele k platbě zboží či služeb předem.

• Řádná faktura je klasický typ faktury, který je současně i fakturou daňovou (pokud je od plátce DPH).

Co dělat, když je faktura po splatnosti a peníze nikde?

Zkuste to nejprve po dobrém. Ozvěte se protistraně a slušně ji upozorněte na nezaplacenou fakturu. Možná jenom příjemce zapomněl nebo si nevšiml, že uplynula lhůta splatnosti. Faktura mohla také uvíznout ve spamu e-mailové schránky. 

Pokud to po dobrém nezafungovalo a peníze stále nemáte, můžete upozornit protistranu, že ji a vaší pohledávku zapíšete do Centrálního registru dlužníků. Díky tomu se i ostatní dozví o nespolehlivosti a pokulhávající platební morálce vaší protistrany. Potenciální veřejné rozšíření této zprávy může nakonec dlužníka přimět jednat a vy své peníze budete mít rázem na účtu. 

Jestliže ani to nestačí, můžete sdělit protistraně, že zvažujete možnost sáhnout po účinnějším nástroji, kterým je například předžalobní výzva. Tu lze charakterizovat jako poslední mírumilovnou volbu před soudním řízením. 

Faktury po splatnosti jsou problém, který se čas od času dotkne každého podnikatele. Pokud dodáváte služby, doporučujeme vám bezpodmínečně uzavřít smlouvu, která minimalizuje riziko, že vám odběratel fakturu neproplatí. Pro stabilizaci cash flow a minimalizaci rizika můžete také začít požadovat zálohy, před uskutečněním plnění.

Máte po splatnosti fakturu, kterou nezvládáte včas uhradit?

S tímto problémem se mohou setkat nejen začínající podnikatelé. Faktura po splatnosti může strašit každého, kdo třeba čeká na úhradu vlastních vystavených faktur. Jak fakturu po splatnosti uhradit a nedostat se do problémů s dodavatelem? Právě od toho je tu služba Cashbot.

Cashbot dovede předejít fakturám po splatnosti jednoduše tím, že ji zaplatí vašemu dodavateli okamžitě a vy na její zaplacení získáte až 12 měsíců. Splácet můžete začít třeba až za 3 měsíce. Vše vyřídíte online za pár minut a s doklady, které máte běžně k dispozici.

Cashbot to zaplatí za vás

Nestíháte splatnost faktur od dodavatelů? Nahrajte je do Cashbotu a plaťte, jak se vám to hodí.

Více informací

Faktura přijatá

Faktury od dodavatelů včas zaplatíme za vás a vy nám peníze můžete vracet později a v menších splátkách rozložených klidně do celého roku.

Kdy odložit dobu splatnosti přijatých faktur a k čemu to může být dobré?

Do druhotné platební neschopnosti se dostávají především malí a střední podnikatelé. Ti jsou limitováni šibeničními termíny splatností faktur, které jim brání v rozvoji a v rozšiřování portfolia služeb, produktů a klientů.

Růst a diverzifikace portfolia a odběratelů je přitom cesta k větší stabilitě, konkurenceschopnosti i k většímu manipulačnímu prostoru v řízení cash flow.

Splatnost faktur se dá přitom odložit, což vám umožní dostát závazkům vůči zákazníkům včas a zároveň:

• získat další zakázku nebo nového zákazníka,
• rozšířit svůj tým, abyste byli schopni nové zakázky realizovat,
• modernizovat sklady nebo techniku,
• rozšířit vozový park nebo skladové prostory,
• chopit se nové příležitosti na trhu,
• investovat do výzkumu a vývoje.

Jak odložení splatnosti faktur funguje?

Zjednodušeně řečeno funguje jako balanční nástroj pro vaše cash flow. Přijali jste od dodavatele fakturu za materiál, zboží nebo služby a chcete ji zaplatit, až zakázku dokončíte nebo zboží prodáte? Nahrajte fakturu na cashbot.cz. Tento nástroj fakturu uhradí v datu splatnosti a vám se splatnost faktury odloží na termín, který si sami zvolíte.

Odložení splatnosti faktur je služba, která pomáhá především malým a středním podnikatelům. Pomáhá stabilizovat cash flow a vytvořit tak prostor pro rozvoj podnikání. Dalším důsledkem je, že pomáhá zabraňovat dominovému efektu – pokud vy zaplatíte svému odběrateli včas, i on má šanci dostát v termínu svým závazkům. Sdílením tohoto článku pomůžete rozhýbat českou ekonomiku. Podívejte se na příklady firem, kterým odložení splatnosti faktur pomohlo v rozvoji.

Spoluautor článku

Marek Hejdušek

Baví mě hledat vlastní směr a inovace ve světě financí. Mým cílem je, aby podnikatelé mohli pracovat s cash flow efektivněji a aby si nenechali ujít obchodní příležitost kvůli nedostatku vlastních financí.