Na zvládnutí time managementu jeden kurz nestačí

Ne nadarmo se říká, že zvyk je železná košile. Máte v práci nějaký systém, který jakž takž funguje, ale není to ono? Možná si říkáte, že musí být cesta, jak toho zvládnout více.

Time management je trendy tématem dnešní doby

Občas něco stihnete, občas ne. Možná prokrastinujete a víte o tom. Všechno tak nějak běží a funguje, ale vy víte, že by mohlo být ještě lépe. Ostatní stíhají tolik věcí! Rozjíždět nové projekty, starat se o rodinu, věnovat se sportu… a přitom vypadají svěže a odpočatě. Tak proč vy máte pocit, že jste tak neefektivní?

Anebo jiný scénář: Pracujete, budujete firmu. A pak bum. Najednou jednoho dne zjistíte, že nestíháte. Jste ve stresu. Jste unavení a vaše úkoly jako by ani neubývaly. A přitom nic velkého nepřišlo. Vlastně ani nevíte, co vás tolik vysává. Vždyť jste do teď všechno zvládali. Najednou však máte pocit, že jste nestihli ani půlku toho, co jste měli… a přitom pořád něco hoří.

Tak tedy: Jak na efektivní time management?

Článků na téma „jak si lépe zorganizovat čas“ najdete spoustu. Pro skutečně výraznou změnu k lepšímu však nestačí povrchní tipy a triky. Pojďme se podívat na postup, který dá sice víc práce, ale opravdu pomůže. Dlouhodobě a spolehlivě.

Začněte stanovením priorit

Klíčové je ujasnit si, co je pro vás důležité. Jinak je totiž snadné spadnout do vleku urgentních úkolů a přízemních problémů, které se na nás valí každý den. Když si důkladně promyslíte, o co vlastně usilujete a čeho chcete dosáhnout, získáte jistotu. Budete mít jasno v tom, co chcete. Podle toho si snadno vyberete, které aktivity pro vás mají největší přínos a čemu byste měli věnovat největší část svého času.

Podle priorit si pak naplánujte, čemu se potřebujete věnovat. Váš pracovní režim tak nebude určovat aktuální situace, ale váš dlouhodobý záměr.

Nepoužívejte seznam úkolů – vše si rovnou naplánujte do kalendáře

Někdy se doporučuje vyloženě rozkouskovat svůj kalendář (ať už stolní, nebo ten v mobilu) na jednotlivé časové bloky a všechny aktivity si podrobně naplánovat. Vysoce produktivní lidé nepoužívají seznamy úkolů. Pokud totiž máte vše zapsáno na kousku papírku nebo v poznámce v telefonu, může toho být až moc. Jen pohled na seznam takových úkolů ke splnění vás může značně demotivovat. Takový seznam navíc neukazuje, čemu byste se měli věnovat právě teď.

Proto si raději nový úkol rovnou napište na přesně daný den a čas. Budete mít jistotu, že se k němu dostanete – a také, že na něj budete mít (pokud máte aspoň trochu dobrý odhad) dostatek času. Když budete mít na každou aktivitu přímo vytvořený časový interval, zvýšíte tím navíc i pravděpodobnost toho, že se jí v daný okamžik začnete skutečně věnovat.

Nespoléhejte se na nějakou zázračnou motivaci – bez disciplíny to nepůjde

Abyste skutečně dotahovali své záležitosti do konce, budete se muset občas překonat. Když se vám v kalendáři objeví upozornění, že je čas pustit se do té či oné aktivity, nedá se nic dělat. Kdybyste se kalendářem neřídili, jste sami proti sobě. Sami sabotujete vlastní plány, sami jdete proti svým záměrům a cílům. Proto se překonejte i ve chvíli, kdy se vám prostě nechce. Pamatujte si, že leckdy je nejtěžší začít.

Jakmile se do naplánované aktivity pustíte (např. si konečně sednete k těm daním, konečně vyběhnete ven v běžeckém úboru nebo si konečně pustíte lekci cizího jazyka), najednou máte nejtěžší krok za sebou.

Myslete na svou životosprávu

Čas je tím nejcennějším zdrojem, jaký máme k dispozici. Proto byste ho měli efektivně využívat – to však neznamená, že musíte stále jen pracovat. Myslete na to, že je třeba také relaxovat a starat se o své tělo i mysl. Pravidelné jídlo, sport i přestávky jsou důležité. Bez odpočinku a relaxace skončíte dřív nebo později vyčerpaní.

V zájmu vaší pracovní produktivity proto je, abyste se pravidelně setkávali se svými blízkými, abyste měli dostatek pohybu a abyste se i pravidelně stravovali. Pokud vám pomáhá meditace, cvičení nebo kouknutí se na film, naplánujte si i tyto aktivity. Načerpáte tak energii a pracovní úkoly vám půjdou lépe od ruky. Uvidíte, jak péče o sebe prospěje nejen vám, ale i vašemu hospodaření s časem!

Jak jste na tom se zvládáním času vy? Udělejte si test!

Spoluautor článku

Marek Hejdušek

Baví mě hledat vlastní směr a inovace ve světě financí. Mým cílem je, aby podnikatelé mohli pracovat s cash flow efektivněji a aby si nenechali ujít obchodní příležitost kvůli nedostatku vlastních financí.