Věci jdou vždycky dělat lépe než dosud. U firemních procesů to platí dvojnásob!

Představte si, že máte ve společnosti jednotnou softwarovou platformu s přehledem všech firemních úkolů a informací z používaných aplikací. Procesy fungují lépe, jsou podle možností automatizované a probíhají jako na drátkách. Komplexní procesy a činnosti, které mívají několik kroků, například proces od zadání požadavku na nákup až po platbu, se zjednodušily díky podpoře automatizovaných činností. Chyby se eliminovaly téměř k nule a vaši obchodní partneři vám volají, jen když jde o pozvání na kávu a debatu nad rozšířením dodávek. Informace týkající se objednávek a zakázek mají automaticky v e-mailu, dostupné v mobilním zařízení nebo přístupné online. Reklamace ze špatné informace nebo za zpoždění téměř neexistují. Vše funguje… Ano, stále jste vzhůru. Tak totiž vypadá realita úspěšných firem dneška podpořená digitalizací a nástrojem řízení procesů.

Proces je cesta, která vede k cíli. Zaručeně.

Společným znakem podniků nebo institucí je více či méně funkční soubor různých činností – procesů, které směřují ke splnění úkolů. Velká část kroků probíhá v digitálním prostředí formou elektronické komunikace uvnitř i mimo organizaci. Do procesů jsou zapojeni zaměstnanci, dodavatelé, zákazníci nebo jiné osoby (certifikační orgány, státní správa apod.).

Cílem každé komerční společnosti je vyvinout produkt, získat zakázku a tu co nejefektivněji realizovat až do bodu prodeje a případného poprodejního servisu. Měřítkem efektivity je nejen poměr nákladů a tržeb, ale i čas a efektivní využití kapacity lidských nebo výrobních zdrojů.

Státní a veřejné instituce sice fungují lehce odlišně, ale i v nich probíhají procesy s jasně definovaným cílem. Také nakupují, poskytují služby, schvalují úkoly a nutně komunikují uvnitř struktury i navenek.

Nejsou procesy jako procesy. Zlepšete je.

Ve středně velkých a velkých organizacích běží tisíce jednotlivých úkolů, které společně ovlivňují hospodářský výsledek. Téměř všechny můžete dělat lépe a rychleji, s vyšší produktivitou.

Změňte přístup k úkolům a procesům. Začněte je systematicky řídit. Odstraňte zbytečné kroky nebo změňte nastavení. Dochází v komunikaci ke zdržení nebo ztrátě informací? Nemáte dosud vyřešený bezpečný způsob předávání úkolů a aktualizovaných dokumentů?  Do digitálního prostoru každé firmy denně dorazí velký počet e-mailů, objednávek, nabídek, personálních dokladů, výkresů, dodacích listů a dokladů. Pracujte s nimi efektivně. Vše můžete mít dostupné na klik online v okně internetového prohlížeče nebo mobilním zařízení.

Univerzální nástroje ke zlepšení procesů existují, lze je snadno nastavit podle rozsahu i obsahu. Jedná se o Business Process Management – česky řízení procesů (dále BPM). BPM vám pomůže procesy vidět, řídit, analyzovat, hodnotit, tvořit na míru nebo kontrolovat ale především měnit, optimalizovat.

S jakými funkcemi pracuje BPM?

BPM je softwarový nástroj, který v sobě zahrnuje:

• modelování procesů
• automatizaci a provádění jednotlivých úkolů
• tvorbu elektronických formulářů
• integrační platformu propojující stávající podnikové systémy
• řízení, schvalování libovolných činností
• měření a vyhodnocení jednotlivých úkolů
• možnost následné optimalizace procesů

Tyto vlastnosti vám pomohou vytvořit libovolnou podnikovou aplikaci a jedinečný vzhled s uživatelsky přívětivým ovládáním jen za pomoci konfigurace BPM nástroje s dostupností na mobilním zařízení.

Cílem BPM je podpora automatizace a zlepšení procesů. Základním principem řízení procesů pomocí BPM je komplexní pohled na fungování podniku. Směřuje k podpoře firemních cílů v rámci podniku i mimo něj. Jednotlivé procesy lze vnímat v kontextu celku a optimalizovat se záměrem úspory času, pracnosti a financí.

BPM se dá chápat i jako nástroj pro podporu činností, který využívá technických možností v digitálním prostoru firmy ke zlepšení procesů. BPM pracuje s digitálními informacemi, elektronickými archívy a knihovnami, softwarovými roboty, aplikacemi a ostatními prvky, které automatizují procesy.

Standardem jsou funkce zastupování/“out-of-office“, nastavení schvalovatelů podle organizační struktury nebo schvalování pomocí inteligentních akcí, jen za pomoci odpovědi na e-mailovou notifikaci o vzniku úkolu.

Kde přesně můžete BPM použít a proč?

BPM uplatníte při řešení jakéhokoli procesu díky variabilním funkcím platformy. Od náboru pracovníků, přes logistiku, pro činnosti obchodního oddělení, v e-shopech, pro plánování pracovních cest, ve státních úřadech a institucích. Každá pracovní činnost se skládá z jednotlivých úkonů, které se postupně provazují a směřují ke splnění cíle. Informaci, zda cesta byla co nejkratší nebo nejrychlejší, dává analýza průběhu procesu. Pokud vidíte, že pracovní postup byl zatížen problémy, můžete proces upravit a tím optimalizovat.

BPM vylepšuje firemní procesy řízením automatizovaných procesů end-to-end. Řeší jakkoli složitý procesní problém. Pro střední a velké firmy je to přímá cesta k dosažení vyšších výkonů a efektivity. Přináší úsporu času a peněz, zvýšení bezpečnosti ve všech ohledech, lepší zákaznickou zkušenost. Umožňuje rychlou reakci při změně vnitřních nebo vnějších podmínek nebo činností.

Vyplňte si dotazník a ověřte si stav „digitální zralosti“ vaší společnosti. Porovnejte se tak s ostatními a zhodnocení si udělejte sami.

Texty a dotazník Zhodnocení digitální zralosti vznikly ve spolupráci se společností Process Point s.r.o., www.processpoint.cz

Spoluautor článku

Marek Hejdušek

Baví mě hledat vlastní směr a inovace ve světě financí. Mým cílem je, aby podnikatelé mohli pracovat s cash flow efektivněji a aby si nenechali ujít obchodní příležitost kvůli nedostatku vlastních financí.