Jak číslovat faktury?

Vědět, jak na správné číslování faktur, není příliš velká věda. Ať už jste ale firemní účetní nebo podnikatel na volné noze, existuje několik zásad, jak faktury správně číslovat. I díky tomu se pak budete moci více věnovat své práci a vyhnete se nechtěné kontrole z finančního úřadu.

Jak na číslování faktur?

Na začátek je důležité upozornit, že neexistuje jedna správná metoda, jak faktury číslovat. Na druhou stranu je to činnost, které se denně věnuje obrovské množství lidí po celém světě a i díky tomu se vyvinulo několik „best practices“, které se vyplatí dodržovat. Můžete samozřejmě využívat služeb některého ze specializovaných softwarů, které proces částečně nebo zcela automatizují. Pokud jste ale živnostník nebo pracujete v malé firmě, možná nechcete utrácet měsíčně za správu faktur externí společností a peníze raději investujete do dalšího rozvoje svého podnikání.

Podoby číselných řad 

Nejjednodušším způsobem je vzestupné číslování každé faktury. Standardně tedy každou novou fakturu číslujeme vyšším číslem než tu předchozí a číslo zároveň obsahuje datum jejího vystavení. Pokud vystavujeme první fakturu k 1. září 2022, její číslo může vypadat následovně: FV22090101, tedy ve tvaru „FVRRMMDD“ a následně pořadí faktury k danému dni (01, 02, 03, …).

Díky tomuto jednoduchému formátu se efektivně vyhnete například duplicitnímu vystavování faktur.

Všeobecně se nedoporučuje přidávat do čísla faktury další nadbytečné znaky. Fantazii se sice meze nekladou a přidávat lomítka nebo pomlčky může sloužit svému účelu, v konečném důsledku vám to ale nejspíše akorát přidá práci navíc. Každý nadbytečný znak totiž může způsobit vyšší chybovost při zpracovávání faktur. 

Je samozřejmě jasné, že tento způsob nemůže obecně splňovat požadavky každé společnosti, proto existují i jiné číselné nebo písemné kódy, které slouží k dalšímu upřesnění vydané faktury, mimojiné jsou to například:

• označení zákazníka, obor jeho činnosti nebo zemi jeho původu,
• označení fakturujícího oddělení (v případě větších společností)
• písmenné zkratky jako FV (Faktura vydaná), ZAL (Zálohová faktura) atd.

Ať už vydáváte faktury zálohové, ostré nebo faktury, které směřují k subjektům v třetích zemích, můžete vytvářet různé časové řady pro každou sadu faktur. Důležité ovšem je následně časové řady pro různé scénáře důsledně dodržovat. Nebudete pak zbytečně ztrácet přehled a hlavně tolik chybovat při jejich zpracovávání. 

Co dělat v případě chybné faktury?

V případě, že faktury manuálně vyplňuje člověk, dosahuje jejich chybovost až na 43 %. V nejhorším případě je tak podnikatel nucen k opravě takřka každé druhé faktury, což rapidně ukrajuje čas, který by mohl věnovat produktivní práci, zlepšování svého podnikání nebo péči o zákazníky. 

Jak se má ale člověk zachovat, když už se chyba ve fakturaci objeví?

• Pokud je chyba zjištěna ještě před odesláním faktury, není problém ji smazat a vystavit znovu.
• V případě, že je faktura již odeslána, ale ještě nezaplacena, je možné ji oficiálně stornovat a vystavit znovu.
• Když zákazník fakturu neproplatí, obecně platí, že danou fakturu nesmíme za žádných okolností smazat. Mohlo by to totiž v konečném důsledku vést až ke kontrole z finančního úřadu. Smazané faktury jsou pro něj jasným indikátorem možné manipulace s účetnictvím společnosti.
• Chybu je samozřejmě vhodné patřičně zdokumentovat, označit ji a popsat způsob jejího vzniku a nápravy. Některé zdroje také v případě, že si nevíte rady, doporučují kontaktovat přímo finanční úřad, který by nám měl poradit, jak situaci adekvátně řešit.

Postihy za chyby v číslování faktur

I přesto, že standardní číslování faktur není žádným způsobem kodifikováno v českém zákoně, může v důsledku chyb v účetnictví přistoupit finanční úřad k pokutě v hodnotě 500 a více korun. 500 Kč nevypadá na první pohled jako zásadní sankce, je ale na místě si uvědomit, že výše pokuty je omezena pouze zdola a nikoliv shora. Je tedy dobré se na číslování faktur poctivě zaměřit, a vyhnout se tak pokutám, které by mohly mít pro vaše podnikání devastující následky. 

Podobně jako v ostatních oblastech lidského života je dobré si v číslování faktur vytvořit dlouhodobou pečlivostí správné návyky. V podnikání se pro nás pak stanou spíše dobrou ochranou před finančním úřadem než nutným zlem, které musíme denně podstupovat.

Financování faktur 

Máte hromadu přijatých faktur a trápí vás potíže s cash flow? Pomoci vám může Cashbot, nabízí totiž financování faktur! Stačí se u Cashbotu zaregistrovat.  Vše je online a zvládnete to za pár minut s dokumenty, které máte běžně k dispozici.

Finanční rezerva je zdarma

Nenechte se překvapit nečekanými situacemi a mějte peněžní rezervu ihned po ruce. Pokud ji nevyužíváte, nic neplatíte.

Více informací

Spoluautor článku

Marek Hejdušek

Baví mě hledat vlastní směr a inovace ve světě financí. Mým cílem je, aby podnikatelé mohli pracovat s cash flow efektivněji a aby si nenechali ujít obchodní příležitost kvůli nedostatku vlastních financí.