Přeskočit na obsah

Krok 1: procesy pečlivě prozkoumejte a popište!

Ke znázornění vzájemné provázanosti procesů ve firmě slouží modelování, tedy mapa procesů. Přehledná infografika interpretuje procesy jako sousled činností, jejich členění a propojení, určuje odpovědné osoby, délky a podmínky provedení jednotlivých úkolů. Vizualizace lépe znázorní propojení úkolů s osobami, jednotlivé kroky a reporty zase možnosti zlepšení, kritická místa pro zapojení softwarových robotů nebo další automatizace např. při vytěžování dat.

Krok 2: Hrajete o čas a peníze. Nezdržujte se rutinou. Co můžete, automatizujte!

Názorný příklad z praxe výrobního podniku: odběratel pošle objednávku výrobku. Softwarový robot objednávku pošle k ověření existence požadované revize výrobku nebo výkresu výrobku v informačním systému. Zároveň pošle objednávku do oddělení plánování a kalkulací k vytvoření cenové nabídky, ověření dostupnosti materiálu pro výrobu a termínu výroby a dodání.  Některé „rozhodovací křižovatky“ jsou schvalovány odpovědnými pracovníky podle jejich rolí nebo v rámci BPM automaticky podle organizační struktury.

Krok 3: Tvořte vlastní elektronické formuláře i aplikace pomocí vizuálních nástrojů bez psaní programového kódu!

Potřebujete pro svůj nový e-shop nebo controlling vytvořit efektivní a automatický proces od objednávky až po potvrzení o převzetí zásilky? Nevolejte programátora, s BPM nástrojem to lze zvládnout. Vytvoříte aplikaci s daty a elektronickými formuláři, včetně schvalovacího procesu mezi důležitými rozhodovacími kroky procesu. Elektronické formuláře, uživatelsky přívětivé obrazovky vytvoříte pomocí intuitivního editoru. Použijte šablonu nebo začněte s prázdnou aplikací a přidávejte do ní postupy a datová pole, která uvidíte ve formulářích. Nové aplikace sami spustíte kliknutím.

Krok 4: Optimalizujte. Neustále.

Teď, když máte celkový přehled o procesech ve firmě a dokážete je modelovat, zavádět, měnit, měřit i analyzovat, zbývá jediné – udržet dosaženou úroveň a efektivitu všech procesů. Musíte neustále sledovat parametry operací a optimalizovat všude, kde to přinese zlepšení procesu.

Krok 5: Začněte výběrem správné platformy BPM.

Když se v centrále společnosti Microsoft rozhodli ukončit problémy se správou publikování obsahu a propagačních akcí na webové stránky společnosti a online e-shopy, efektivitou správy propagací, věděli, že výsledek musí vyhovovat jejich více než 450 digitálním obchodům po celém světě.  Že vybírali pečlivě, to si pište! Dnes je Microsoft jedním z uživatelů BPM K2.

Výhody BPM platformy K2

Jak jste na tom s automatizací ve vaší společnosti? Zjistíte po vyplnění našeho online dotazníku.

Texty a dotazník Zhodnocení digitální zralosti vznikly ve spolupráci se společností Process Point s.r.o., www.processpoint.cz

Brzy změníte způsob práce ve vaší firmě. Začnete více využívat odborné znalosti a kreativní schopnosti zaměstnanců. Ti budou vítat řešení, která jim usnadní a zrychlí práci. Vás potěší vyšší produktivita práce a spokojenost zákazníků. Proč se to stane? Protože po přečtení tohoto článku budete vědět, jak toho dosáhnout.

V každé firmě je množství stále se opakujících, často jednoduchých činností. Ty zbytečně vytěžují kvalifikované pracovníky, kteří pak neuplatní plně své schopnosti. Jde typicky o administrativní práce ve finančním nebo obchodním úseku, logistice a výrobě. Proč by měla vaše zkušená účetní manuálně vyhledávat došlé platby, párovat je s vydanými fakturami a účtovat jednoduché případy, když to jde jinak? Proč váš nejlepší obchodník marní čas vytvářením reportů prodejů a zároveň neodbytně pronásleduje onu účetní dotazem na stav fakturace?  Tyto cyklické rutinní činnosti dnes pro člověka vykonávají programy – softwaroví roboti nebo někdy také označovaná virtuální pracovní síla.

Softwarový robot je splněný sen všech zaměstnavatelů – neviditelný, stále pracující a výkonný. Pro vysvětlení, jak taková robotizace funguje, můžeme použít příklady z různých odvětví.

Například myslivci cvičí své psy na určitý druh práce. Jsou to dobře vycvičení specialisté, kteří ochotně a neúnavně vykonávají jednu a tutéž práci, za myslivce. Lépe než člověk.

Ve výrobním závodu se na montážní lince pohybují svařovací robotická ramena. Na dalším pracovišti v autolakovně pracuje robot s lakovací pistolí. Na jiném zase kolaborativní robot spolupracuje s člověkem – rameno podává těžké dveře a nasadí je přesně na panty.

Softwarový roboti pracují podobně, jen se místo fyzického stroje jedná o algoritmus. Funguje uvnitř aplikace a pracuje s daty – ta identifikuje nebo vyhledá, zpracuje a přenese na určené místo. Virtuální pracovní síla funguje automaticky a neustále. Jsou to nastavení experti, kteří systematicky a neúnavně vykonávají jednu a tutéž práci. Rychleji, efektivněji a bez chyb za člověka.

Softwaroví roboti pracují s libovolnými aplikacemi a programy ve stávajícím uživatelském prostředí bez potřeby instalace jakékoliv nadstavby. Výrazně posilují efektivnost finančních přehledů a procesů ERP systému. Paralelně a okamžitě aktualizují a propojují informace z výrobních, skladovacích, prodejních, zákaznických, zaměstnaneckých a dalších informačních systémů. Kopírují a vkládají, importují a exportují z tabulek, přesunují soubory a složky, extrahují a zpracovávají strukturované obsahy z dokumentů, e-mailů, formulářů a PDF. Čtou a zapisují v databázích. Robot umí například otevřít e-mail, rozeznat význam sdělení v něm, a dokonce na něj i reagovat. Navíc ho máte k dispozici 24/7.

Opakující se a únavná činnost na 6? Robota. Vhodná pro robota.

Robotická automatizace (RPA) čehokoli může na první pohled vypadat složitě. Když se s ní seznámíte blíže, budete nadšeni. RPA je technologie, která pomocí softwaru (robota) pracuje s digitálními systémy podobně jako člověk. Svoji práci umí dělat dokonce efektivněji. Podstatou RPA je robotické zpracování často se opakujících procesů a činností. Člověku tak ponechává prostor pro uplatnění kreativity, lidské inteligence a schopnosti tvořit či rozhodnout. Zvyšuje přidanou hodnotu lidské práce.

Výhody robotické automatizace procesů:

Přínosy využití RPA, robotizace

Roboti pracují bezchybně, rychle, paralelně a v reálném čase. Bez přestávek. Jsou to vaši nejspolehlivější a nejvýkonnější pracovníci. Robotickou automatizaci neodkládejte. Dnes je to norma. Zítra se bez softwarových robotů neobejdete.

Jak jste na tom s robotizací ve vaší společnosti? Zjistíte po vyplnění našeho online dotazníku.

Texty a dotazník Zhodnocení digitální zralosti vznikly ve spolupráci se společností Process Point s.r.o., www.processpoint.cz

Zase je tu konec měsíce. Uzávěrky. Mzdy, docházka, faktury. Všude šanony, doklady a výkazy. Papíry, kam oko dohlédne. A mezi nimi, pokud ji najdete, je schovaná vaše účetní. Unavená a ve stresu, aby něco nepřehlédla a vše zadala bez chyb. Kdybyste mohli, pomohli byste jí? Tak to udělejte, protože můžete.

Ruční zpracování dokumentů brzdí procesy, ničí nervy a je zbytečně nákladné

Narůstající množství písemností zatěžuje a významně zpomaluje provoz úspěšného podniku. S tím souvisí i častý výskyt úzkých míst v procesech. Cestou ke zvládnutí velkého objemu dat je digitalizace, inteligentní technologie – optické rozpoznání textu s následným zpracováním. Je to první krok k podnikové automatizaci.

Software s digitálními soubory pracuje jako člověk – rozpozná dokument, vyhodnotí a například provede export podle nastaveného pravidla. Faktury, formuláře, mzdové doklady nebo jakýkoliv fyzický dokument, který vás napadne.  Digitalizační software pracuje automaticky a neustále. Zároveň snižuje časovou prodlevu při práci s dokumenty. Digitalizace chrání některé exponované činnosti, profese před stresem z termínů, snížení výkonu z důvodu únavy a chyb.

Dokumenty mohou mít různou strukturu a podle té se i orientují nástroje pro rozpoznání, vytěžení údajů a zpracování konkrétních typů dokumentů.

Příklad strukturovaného, polostrukturovaného a nestrukturovaného dokumentu

Typickým představitelem strukturovaných dokumentů jsou formuláře, polostrukturovaných faktury a nestrukturovaných smlouvy nebo dopisy. Každý takový dokument se díky digitalizaci dá automaticky zpracovat, vytěžit.

Jak často se vám stává, že přepisujete znění z dokumentů do systému nebo jiného textu?

Po digitalizaci tištěných textů za pomocí skeneru, multifunkčního zařízení nebo mobilu na digitální dokument umožňuje OCR (z angličtiny Optical Character Recognition) software pracovat s daty jako s normálním počítačovým textem. Počítačový program převádí obraz na rozpoznané znaky a editovatelný text – tak jak ho znáte například z MS Word.

Konverze do digitální podoby nabízí mnoho výhod. Šetří fyzické místo v archivech a peníze za kancelářský papír i tonery. Výhodou elektronického souboru je jeho dostupnost nebo snadné zaslání e-mailem, bezpečná archivace a rychlost využití v automatizovaném procesu. Pokud není právě k dispozici skener, stačí dokument vyfotit mobilem. Je to typická situace pro obchodníka na pracovní cestě. Může takto obratem poslat smlouvu i objednávku. Aplikace si fotografii sama uloží, přizpůsobí a zpracuje nebo například jen zařadí do objednávek k plnění či fakturaci.

Přichází inteligentní digitalizační software a s ním i konec úmorné a neefektivní práce

Inteligentní zpracování dokumentů (někdy také nazvané jako vytěžování) je dalším krokem po digitalizaci dokumentu. Obojí nabízí komplexní nástroje pro digitalizaci a vytěžování dat z dokumentů, vhodné pro strukturované a polostrukturované dokumenty. Tedy činnosti, které v sobě zahrnují celý proces od rozeznání konkrétní správné informace, její zpracování až po kontrolu správnosti nebo export do určeného místa v systému. Informací přitom může být text, číselný údaj, čárový kód nebo obrázek.  Takovým příkladem může být faktura, kdy z dokumentu potřebujete získat informace například o variabilním symbolu, částce, hodnotě a sazbách DPH, datu splatnosti, položkách apod.

Toto řešení je výhrou pro podniky a úřady, které přijmou a vydají denně řádově desítky až tisíce účetních dokladů. Vytěžovací software dokáže až úplně nahradit ruční práci s dokumenty. Vytěží informace z jednoduché tabulky i ze složité faktury. Například spáruje dodací list s fakturou nebo výkaz odpracovaných hodin podle osobních čísel s údaji KPI podle jmen. Využívá pokročilé technologie z oblasti analýzy textu. Získané informace využijí softwaroví roboti a systémy řízení podnikových procesů (BPM – Business Process Management).

Jak jste na tom s digitalizací ve vaší společnosti? Zjistíte po vyplnění našeho online dotazníku.

Co všechno umí inteligentní digitalizační software?

Texty a dotazník Zhodnocení digitální zralosti vznikly ve spolupráci se společností Process Point s.r.o., www.processpoint.cz

Znáte to. Někdy nezáleží ani tak na tom CO vám někdo říká, jako na tom JAK vám to říká. Pochvala může vyznít sarkasticky, kritika se dá podat přátelsky a pozitivně. Důležité je také umět se ozvat v situacích, kdy to může být nekomfortní.

asertivní komunikace v práci

Jak na asertivní komunikaci v týmu?

Jako člověk v byznysu se nesmíte bát konfliktu. Pokud u sebe pozorujete tendenci ustupovat či nechat ostatní zajít dál, než by vám bylo příjemné, čtěte dál. Dozvíte se, jak začít komunikovat asertivněji. Díky tomu můžete začít lépe vycházet s lidmi ve vašem okolí, ať už to jsou kolegové, zaměstnanci nebo zákazníci.

Jak být asertivnější?

Základem je uvědomit si, zda je nedostatečná asertivita tím, co vás limituje. Jsou i jiné problémy – například nezvládání vlastních emocí a nekontrolované projevy vzteku nebo nevole. To samozřejmě také není optimální, trénink asertivity v takovém případě však moc nepomůže. Domníváte se tedy, že vaším cílem by mělo být posílení asertivity? Dobrá, pusťme se do toho.

Tak za prvé: to, že nejste sami od sebe dominantní či rázní, není nic, za co byste se měli stydět. I jemnější a zdrženlivější přístup je leckdy namístě. Ovšem v jiných situacích je dobré zvolit dominantnější přístup a v konverzaci s druhým člověkem prosadit svůj názor a své zájmy. Nemusíte se snažit přeměnit na nekompromisního ranaře, ale je dobré rozšířit rejstřík svých komunikačních možností a alespoň některé techniky důraznější komunikace si osvojit. Však ony se vám hodit budou.

Tipy pro asertivní komunikaci

Abyste byli v komunikaci se svými protějšky úspěšnější, je třeba umět konverzaci vést. To půjde lépe, budete-li se držet následujících tipů. Pomohou vám, aby vaše jednání s klienty i obchodními partnery dopadala tak, jak si představujete.

1) Nepodceňte přípravu

Pokud chcete být v konverzaci sebevědomější, kvalitní příprava může udělat doslova divy. Platí to nejen při obchodních jednáních nebo při prezentování, ale vlastně pro jakoukoli schůzku. Pokud víte, o čem se bude jednat či co chcete probrat, promyslete si to celé dopředu. Srovnejte si v hlavě témata, jejich provázanost, a také to, co chcete zjistit od vaší protistrany.

Pokud máte k dispozici nějaké materiály, mějte je dobře nastudované. V konverzaci samotné si tak budete daleko jistější tím, co říkáte. Příprava vás zároveň učiní klidnějšími. Vaše sebejistota se posléze projeví i na vaší neverbální komunikaci a celkový dojem, který z vás ostatní budou mít, tak bude přesvědčivější.

2) Občas zaimprovizovat neuškodí

Ten, kdo je schopný v nečekané situaci zaimprovizovat, má automaticky značnou výhodu. Pohotovost a schopnost zareagovat na nečekaný vývoj událostí, někdy také vtipnost, to všechno jsou znaky dominantnějšího postavení.

3) Nikdy ostatní nenapadejte

Nenapadejte svou protistranu – to je znakem přílišné agrese, která zpravidla odhaluje vaše vlastní nejistoty. Vy chcete hájit své zájmy, ne druhého udolat či zostudit. Směřujte proto konverzaci směrem, kterým potřebujete. Ideálně byste to však měli dělat tak, aby to ve vašich komunikačních partnerech nevyvolalo nepříjemné pocity. Snažte se být zdvořilí a pozitivní.

4) Nenechte se vyvést z míry, když se konverzace vyvine jinak

I když byste se tedy měli dobře připravit, nesnažte se křečovitě držet vymyšleného scénáře. Vaše konverzace se totiž může nakonec vyvinout úplně jinak. Buďte proto připraveni reagovat na nečekané. Nenechte se vyvést z míry, když něco nakonec proběhne jinak. Dopředu si tuto možnost připusťte – kdo změnu očekává, je jí méně zaskočen.

5) Mluvte přímo a používejte slova s jasným výrazem

Snažte se místo vágních obratů používat jasná, jednoznačná slova. Budete působit jako člověk, co má jasný názor a je si jistý tím, co říká. Jistě máte názor – proto se jej neostýchejte vyjádřit. A že se nakonec ukáže, že nebyl zcela správný? To se jistě může stát. Vyslovený názor vždy můžete korigovat. Koneckonců právě konverzací se dozvídáme nové informace.

6) Nezapomínejte naslouchat

Konverzaci můžete asertivně vést a usměrňovat, i když budete mluvit méně. Nejde o to pořád něco říkat a ostatní zahltit. Naopak. Ten, kdo nemůže přestat mluvit působí leckdy nervózně a zbrkle. Vy proto raději nechávejte mluvit a domluvit druhé. Mluvte klidně úsporně a dělejte pauzy, aby vaše slova vyzněla.

S myšlenkou projektu ReSTART podnikání přišla Danuše Siering, vydavatelka magazínu N&N Praha/Berlin a online magazínu Novinyanovinky.cz. Projekt reSTART podnikání, který pomáhá firmám a podnikatelům s oživením byznysu, vznikl právě v reakci na krizi spojenou s pandemií covid-19.

Do projektu se za účelem vzájemné pomoci zapojily firmy, neziskové organizace, iniciativy i média. ReSTART podnikání má oporu v kros-mediálním domě Black Swan Media, který nabízí malým a středním podnikatelům a živnostníkům svoji publicistickou platformu www.novinyanovinky.cz, kde informuje čtenáře o tom, jak právě probíhá restart v českých podnicích, provozovnách a studiích. A jak myšlenka nastartovat reSTART podnikání vznikla?

„Pracuji v Praze, ale bydlím v Berlíně, a když jsem pochopila, že se tak rychle do Prahy nedostanu, začala jsem uvažovat, jak mohu být aspoň trochu užitečná. Tak vznikla při ranním běhu okolo jezera Grunewaldsee myšlenka začít psát o restartérech v Česku, dát jim prostor na prezentaci,“ řekla Danuše Siering v rozhovoru pro magazín N&N Praha/Berlin.

Projekt zprostředkovává nejen prostor pro prezentaci jednotlivých firem a podnikatelů, ale zároveň sdružuje subjekty a partnery. Ti dohromady tvoří platformu, v rámci které je možné flexibilně sdílet know-how. Mezi partnery projektu reSTARTpodnikání jsou koučové, konzultanti, PR agentury, investoři, finanční analytici a další, kteří nabízejí podnikatelům pomocnou ruku a pomáhají jim tak současnou krizi překonat.

Byznys je networking lidských vztahů

„Byznys je networking lidských vztahů. V RSP je nás nyní patnáct partnerů, z čehož čtyři jsou, povězme, „klientští“ partneři, tedy asociace, komory a svazy, které sdružují podnikatele a rodinné firmy v Česku, a dalších jedenáct jsou „výkonní“ partneři, kteří přispěli svou nabídkou do programu podpory RSP,“ říká o partnerských spolupracích Siering.

Všechny subjekty a partneři zapojení do projektu mají jeden společný cíl: pomoci podnikatelům zorientovat se v „nové době“ a co víc, zvýšit jejich šanci na to, aby v této době uspěli. Partneři rozšiřují zapojeným podnikatelům obzory, předávají know-how, pomáhají řešit aktuální překážky, se kterými se v souvislosti s koronavirem potýkají, sdílejí příklady dobré praxe napříč obory a odvětvími. Aspekt spolupráce je důležitý i z psychologického hlediska: podnikatelé díky projektu reSTART podnikání nemají pocit, že jsou na všechno sami. Mají na koho se obrátit, s kým svou situaci konzultovat. Mohou sdílet své zkušenosti a inspirovat se řešeními, která úspěšně implementovali jiní podnikatelé před nimi, nebo se naopak vyvarovat stejných či podobných chyb.

Spolupráce jako cesta k sebevědomému českému podnikání

Velmi trefně formuloval partnerství Henry Ford: dát se dohromady je začátek, zůstat spolu je pokrok, spolupracovat je skutečný úspěch. Pokud budou spolupráce navázané v rámci RSP dále pokračovat, má právě tento projekt velký potenciál nejen pomoci českému podnikání dostat se z nejhoršího, ale také potenciál dodat mu sebevědomí.

Z koronakrize tak vzešel unikátní projekt, který má reálnou šanci spojit a posílit české podnikání. Podíváte-li se na reSTART podnikání blíže, možná budete sami překvapeni, kolik silných osobností, značek a příběhů z českého podnikatelského prostředí vzešlo. Projekt ukazuje, že české podnikání má silnou tradici. Odkazuje i k tomu, že již dříve přežilo nelehké časy a ještě z nich dokázalo vyjít silnější. Čeští podnikatelé v historii již několik restartů úspěšně absolvovali. Není tedy pochyb o tom, že si poradí i s koronakrizí. Zvláště když na tuto konkrétní krizi nejsou díky iniciativě osobností českého byznysu i technologickým možnostem sami, navazují spolupráce a vzájemně se podporují.

Komunikace se zákazníky vždy byla a bude základem prosperujícího byznysu. Aktuálně však mnoho firem čeká nová výzva: online komunikace.  Jak si s touto výzvou poradit? Kde začít? Sepsali jsme pro vás pár tipů.

Mnoho podniků nemělo doposud potřebu přesouvat prodeje do online prostředí. Obchod prosperoval i bez e-shopu a komunikaci se zákazníky dostatečně obstaral web v kombinaci se starými dobrými letáky a nějakým tím PR. Některé společnosti měly dokonce tolik zakázek, že by potenciální nárůst poptávek z online reklamy pravděpodobně nezvládly obsloužit. Doby, kdy mohl podnik komunikovat na dostatečnou jsou ale dávno pryč. Prodeje i komunikace se definitivně přesunuly do online prostředí a společnosti se tomu jedna po druhé postupně přizpůsobují.

Na co byste se měli zaměřit, abyste v éře plně digitalizovaného obchodování uspěli?

1.      V prvé řadě se podívejte na svůj web

Web je vaše vizitka.  Je tím prvním, co potenciální zákazník vidí, když si vás vyhledá, klikne na reklamu nebo přijde na doporučení. Web by měl zcela jasně sdělovat, co děláte a komu to nabízíte. Měl by být jasně strukturovaný a přehledný, uživatel by neměl bloudit ani tápat.

To, jaké informace a na jakém místě uživatel uvidí, je jen na vás. To podstatné byste měli dát na začátek, to méně podstatné na konec. Velmi důležitá je i estetická, resp. grafická stránka – s designem z „devadesátek“ rozhodně dnes moc nezaujmete.

Vždy byste měli vědět, kam chcete uživatele dovést a především: nenechat ho odejít minimálně bez pozvánky „na druhé rande“. Stránky by měly být logicky provázané a vybavené kontaktními formuláři nebo formuláři s pobídkou k přihlášení k odběru newsletteru.

2.      Rozesílejte newslettery

Vezměme to popořadě. Jakmile uživatel vyplní kontaktní formulář, je potřeba se mu co nejdříve ozvat zpět. To je jasné. Když vyplní přihlášení k odběru newsletteru, získáte skvělý nástroj, jak s ním pravidelně komunikovat. Newsletter je v podstatě online verze letáku, s několika (ne)patrnými rozdíly – náklady vynaložené na tvorbu newsletteru i jeho rozeslání jsou minimální, zprávu rozesíláte jen těm, kteří o ni mají skutečně zájem (dobrovolně se zapsali do newsletteru) a výsledek je měřitelný.

Ten je potřeba posílat na pravidelné bázi. Jde to snadno a do určitého počtu kontaktů dokonce i zdarma, například skrz nástroje mailchimp nebo smartemailing. Tyto nástroje vám nejen usnadní tvorbu a rozesílání newsletterů (nabízejí mnoho připravených šablon jednoduchých, intuitivních funkcí, jak obsah poskládat a graficky upravovat), ale především vám dají o vašich stávajících i potenciálních zákaznících cenná data. Kolik z nich e-mail otevřelo? Kolik z nich kliklo na odkaz uvedený v e-mailu? Můžete sledovat, co vaše cílové skupiny zajímá, na co pozitivně reagují, o které produkty / služby jeví nejvyšší zájem.

3.      Zviditelněte svůj web ve vyhledávačích.

Firmy, kterých se dotkla krize, začínají šetřit. Když dojde na škrty v marketingu, je třeba vědět, co škrtnout, co omezit a jaké aktivity naopak posílit. Zviditelnit web je klíčové. Správné nastavení PPC (pay per click) kampaní zviditelní vaše stránky a pomůže jim dostat se na přední místa ve vyhledávání. PPC reklamy lze realizovat jak na Googlu, tak na Seznamu. Vyplatí se nastavit i remarketing. Díky němu se budou uživatelům, kteří vaše stránky navštívili, zobrazovat v určitém časovém intervalu reklamy – váš brand i nabídka se jim budou touto formou připomínat. Máte-li ve firmě šikovného markeťáka, pošlete ho na kurz. Pokud ne, domluvte se na externí spolupráci nebo najměte agenturu. Pokud zviditelnění webu svěříte do schopných rukou, mohou vám nejen vydělat, ale i ušetřit peníze.

4.      Komunikujte na sociálních sítích

Ať už prodáváte ponožky, služby, keramiku, auta nebo díly do obráběcích strojů, můžete kreativně komunikovat na sociálních sítích. Že vás nenapadá, co by mělo být předmětem komunikace? Zkusme se zamyslet společně: internetové vody jsou široké a někde v nich se pohybují vaši obchodní partneři, odběratelé, dodavatelé, stálí i potenciální zákazníci. Pokud máte značku s módou, spotřebním zbožím, nebo třeba prodáváte jídlo, je vaším cílem vybudovat lovebrand. Značky technologického zaměření (průmysl, výroba, zdravotnictví, věda, výzkum atp.) se soustředí na budování pozice informačního lídra na trhu. V komunikaci zdůrazňují expertízu, představují zkušené kolegy, ti jsou mnohdy skutečnými kapacitami v oboru, vysvětlují specifika produktů, píší nebo sdílí související články. Cílem je dát najevo, že tomu, co děláte, rozumíte.

Dalším z důvodů, proč by vaše značka měla mít profil na alespoň jedné sociální síti (opět, podle povahy vašeho podnikání) je fakt, že sociální sítě nabízejí i v dnešní době stále relativně levnou reklamu. Za pár korun můžete zaujmout široké publikum a opět: své aktivity změřit, vyhodnotit a optimalizovat tak, abyste za reklamu neutráceli zbytečné prostředky a „nestříleli“ naslepo. Cílem je dostat informace přesně k těm uživatelům, kterým budou užitečné a osloví je.

Sociální síť můžete použít i jako nástroj pro HR, a to nejen při náboru, ale také pro posílení interní komunikace. Pokud své zaměstnance zviditelníte na sociálních sítích firmy, lépe se ztotožní se značkou. Pochopitelně, pokud je někdo introvert, není dobré ho nutit, aby se předváděl na vašem firemním profilu. Pokud je však odborník na určitou oblast, o své práci mluví se zaujetím v podstatě nonstop, požádejte ho, ať napíše článek. Ten můžete publikovat na svém firemním blogu a následně přesdílet. Například na Facebook nebo LinkedIn. Že nemáte firemní blog? V dalším doporučení vysvětlíme, proč je dobré si ho založit.

5.      Založte blog a dejte svým zákazníkům relevantní a zábavný obsah „zdarma“

Blog je skvělým místem, kde se můžete rozepsat. O svých produktech, službách, ale i o dalších tématech, které s vaším podnikáním přímo nebo nepřímo souvisí. Na rozdíl od webu, kde je kladen důraz na stručnost, strukturovanost a výstižnost, na blogu můžete jít do hloubky, a to v tématech přímo i nepřímo souvisejících s předmětem vašeho podnikání.

Články z blogu jsou skvělým formátem obsahu na Facebook či LinkedIn. Můžete díky nim zvýšit důvěryhodnost k vaší značce (dlouhodobá komunikace, prokázání odbornosti), stát se vyhledávaným zdrojem relevantních informací nebo zábavy a v neposlední řadě komunikovat – v diskusích pod články máte jedinečnou možnost zjistit, jak vaši zákazníci reagují, co je zajímá, co potřebují a navázat s nimi dialog.

Komunikujte se zákazníky a budujte důvěru. Ta je totiž v dnešní době k nezaplacení

Být pro zákazníky tzv. „top of mind“ neboli být první volbou, když se řekne… (dosaďte libovolně oblast, ve které podnikáte), je komunikačním cílem, kterého by se firmy měly snažit neustále dosáhnout nejen v době krize. Průběžná komunikace pomůže nejen získat konkurenční výhodu a nové zákazníky, ale také vybudovat důvěru a tím pádem loajalitu těch stávajících. Spokojení zákazníci, jenž jsou věrni značce a stále se vracejí, jsou pro firmy aktuálně důležitější než kdy dříve. Začněte se svými potenciálními i budoucími zákazníky komunikovat už dnes. Nikdy není pozdě a vhodnější čas už nebude.

Má vaše firma dostatečné rezervy? Je dobře připravená a schopná zvládat krize? Posouzení celkového „zdravotního stavu“ firmy se dělá na základě zkoumání mnoha faktorů – od finančního zdraví firmy až po vztahy na pracovišti a stav firemní kultury. Jak se tedy taková zdravá firma pozná?

Pokud chcete zjistit, jak na tom vaše firma je, položte si následující otázky:

1.      Máte přehled o svých závazcích? A máte je pod kontrolou?

Firmy mají zpravidla mnoho závazků: vůči dodavatelům, bankám, leasingovým společnostem, jiným věřitelům a dalším osobám či institucím. S finančním zdravím firmy je to jako se zdravím lidským.

Jistě máte ve svém okolí někoho, kdo už nebyl x let u praktického lékaře a návštěvu stále odkládá. Samozřejmě, je komfortnější žít ve sladké nevědomosti. Tedy až do chvíle, než se objeví komplikace. A tak je tomu i ve firmě. Zisky stagnují, nebo jdou dokonce dolů? Máte průběžně klesající meziroční bilanci a netušíte, čím by to mohlo být? Prvním krokem ke zlepšení je vědět, na čem jste. Začněte tím, že si na papír dáte všechny vaše závazky. A tím myslíme všechny.

Zde zpravidla začíná nefalšovaná detektivní práce. Část závazků můžete vyčíst z rozvahy, ale to pouze za předpokladu, že si řádně vedete účetnictví, záznamy o nákladech a výnosech a všechny své závazky máte precizně vedené a zaznamenané. Ani to vám však nezajistí úplný přehled. Další závazky mohou být vedené v podrozvahových účtech. Tyto všechny aspekty mají vliv na cash flow. Právě peněžní tok ve firmě je směrodatným ukazatelem pro její zdraví, nikoliv zisk, jak bývá často uváděno.

2.      Máte dostatečné finanční rezervy?

Začněme tím, že si položíme jinou otázku: co to vlastně znamená mít finanční rezervy? Finanční rezerva neznamená mít hotovost ukrytou v trezoru pod obrazem otce zakladatele nad pracovním stolem v ředitelské kanceláři. Peníze na účtu by firma samozřejmě mít měla, ale rozhodně by tímto způsobem neměla nakládat se všemi svými rezervami, ani s jejich většinou. Peníze, které leží ladem, totiž nevydělávají.

Firemní peníze je dobré investovat, stěžejní je však realizovat investice likvidní, tzn. takové, o které je na trhu zájem a které je možné v případě potřeby rychle zpeněžit.

Že je firma zisková, samo o sobě nestačí. Stěžejní je, aby generovala peníze. Zdravé cash flow (tzn. takové, které není každý měsíc „na doraz“), je stěžejní pro zajištění základních provozních potřeb firmy a splnění závazků.

Nenechte sezónní výkyvy zamávat s vaším podnikáním

Vyřešte momentální výpadek díky financování od Cashbotu.

Více informací

3.      Jste dobře připraveni na případnou krizi?

Firmě se daří a vše běží jako na drátkách. Co teď? Rozhodně není dobré usnout na vavřínech. Že se firmě daří teď, ještě neznamená, že se jí bude dařit i zítra. Podnikání a jeho prosperita podléhá mnoha vnějším faktorům, které nemůžeme ovlivnit (příklad takové konkrétní situace sledujeme celý letošní rok všude kolem nás). Proto by si měl každý podnikatel projít i ty nejhorší možné scénáře a ujasnit si, zda je na takovou situaci připraven. Pokud odpoví sám sobě negativně a nachází se v ziskovém období bez větších výkyvů, je ideální čas myslet na zadní kolečka a na situace, které mohou přijít, se dobře a hlavně předem připravit.

Že vás takový scénář nenapadá? Představte si následující situaci. Váš největší odběratel ukončí spolupráci. Nebo přestane platit faktury. Máte záložní plán? Klienta ze dne na den pravděpodobně neseženete. A náklady také nelze snížit hned. Řešení existují, je však potřeba, aby byla firma přizpůsobivá a schopná pružně reagovat na změny. Základem je mít v pořádku cash flow a pořádek ve firemních financích a nespoléhat se na to, že když je dobře dnes, bude dobře i zítra. Zdravou firmu jen tak nějaký výkyv nepotopí.

Jak tedy poznat (finančně) zdravou firmu?

Zdravá firma je dobře a efektivně řízená nejen z pohledu vedení (jednatele a manažerů) a obchodu (akvizic a aktivního vyhledávání nových příležitostí), ale především z pohledu financí. Finančně zdravá firma má:

  1. Všechny podklady, dokumenty a údaje, které si finanční řízení žádá. A to řádně vedené a ihned dostupné.
  2. Firma si je vědoma všech svých závazků, má o nich kompletní přehled a je schopna jim dostát za každých okolností.
  3. Má finanční rezervy a zmapované, předem domluvené či zajištěné zdroje financí pro případ, že by nastaly výkyvy trhu, nečekaná situace nebo jiné komplikace, které by vedly k zatížení cash flow.
  4. V neposlední řadě má finančně zdravá firma vytvořené krizové scénáře pro krizové situace a ve svých finančních rozvahách s nimi počítá.

Jak je na tom z pohledu finančního zdraví vaše firma? Pokud jste byli schopni odpovědět na všechny otázky a výše zmíněné body splňujete, můžete si gratulovat. Žádná krize vás nezaskočí.

Často se můžeme setkat s tezí, že firma je živý organismus. Stejně jako člověk má i firma životní fáze, které dohromady tvoří životní cyklus. Co je pro jednotlivé životní fáze firmy charakteristické a co v dané fázi potřebuje?

V počáteční fázi své existence, kdy firma není zisková, usiluje společnost o vydobytí své pozice na trhu, snaží se překlenout toto období a dostat se do fáze další, kdy začíná generovat první zisky. tato fáze se nazývá fází počátečního růstu a je charakteristická strmým růstem zisků. Postupem času se růst zisku zpomaluje, firma přechází do fáze zralosti, kdy zvažuje expanzi na nové trhy, diverzifikaci portfolia produktů nebo služeb, ale i vývoj vlastních inovativních produktů.

1.      Etapa zrodu

Do této etapy spadají dvě podfáze – seed a start-up. Jako seed je označována období těsně před nebo těsně po založení podniku. Finanční zdroje jsou dedikovány na vstupní investice. Formuje se zde podnikatelský záměr, konkretizují produkty či definují služby.

Ve fázi start-upu společnost vstupuje s hotovým produktem či konkrétní službou na trh. Podnikatel má jasno v podnikatelském záměru, má definovaný produkt či službu, cílové zákazníky i stanovený trh, na kterém chce svůj záměr uplatnit. Firma v této fázi stále není zisková. Fáze start-upu je obdobím testování, sbírání zpětné vazby a optimalizace, ale také neutuchajícího nadšení, energie a entuziasmu. Všichni dělají všechno – a dělají to s maximálním nasazením. A jak dlouho toto stádium trvá? To je velmi individuální. Některé firmy rostou raketovou rychlostí a o jejich produkt či službu je zájem prakticky okamžitě. Jiným firmám může trvat přechod do další fáze i několik let.

Co firma v této fázi potřebuje? Základním úkolem je přežít a dostat firmu do další fáze: růstové.

2.      Etapa růstu

Převládá názor, že pokud se firma dostane do fáze růstu, má vyhráno. Ne vždy to však platí – častým scénářem bývá, že firma roste příliš strmě, není na expanzi připravena a nezřídka z těchto důvodů i zanikne.

Firmu můžeme zařadit do fáze růstu v momentě, kdy tržby v porovnání s předchozím obdobím rostou o více než 15 procent. Pokud se společnosti daří, má za sebou první spokojené klienty, získává reference a pozitivní renomé, získává další zakázky a zvyšuje svůj obrat. Se zvyšujícím se obratem však přibývá také starostí – ať už se zaměstnanci, logistikou, nebo prostory. Spolu s růstem počtu klientů a obratu rostou i náklady. Společnost se v této fázi začíná soustředit na cenovou politiku, distribuční kanály a podporu prodeje, tvoří strategii a marketingový mix.

V této fázi také vzniká nutnost ustavit organizační struktura – v embryonální fázi šlo firmu řídit „na koleni“, v etapě růstu je však potřeba zefektivňovat procesy a přerozdělit kompetence.  Někteří odborníci jsou toho názoru, že organizační struktura a rozdělení rolí ve firmě je na místě už od pěti zaměstnanců.

Firma rozšiřuje výrobu, zvyšuje a stabilizuje svůj podíl na trhu. Finanční zdroje jsou dedikovány na provoz firmy a návratnost vstupních investic. Pro tuto etapu je také charakteristický začátek konkurenčních bojů. Pokud jste na trh vstoupili s dostatečně inovativním produktem či službou, nemusela vás v první fázi konkurence trápit – protože neexistovala. Ve fázi druhé se vám však může snadno stát, že někdo začne vaši službu či produkt kopírovat – stačí, aby měl lepší marketing, a máte po podnikání. Pokud jste vstoupili na trh v silně konkurenční oblasti, konkurence vás v první fázi (možná překvapivě) také dvakrát trápit nemusela – byli jste pod její rozlišovací schopností. Ve chvíli, kdy se vám začíná dařit, se však karta obrací – a hra o zákazníky může začít.

Co firma v této fázi potřebuje? Přehledné a stabilní cash flow a prostředky potřebné na rozvoj podnikání.

3.      Etapa dozrávání a zralosti

V této fázi je firma zavedená, má organizační strukturu, stabilní cash flow, vybudované know-how, došla do fáze relativní stability. A co teď? Teď je vhodná chvíle na diverzifikaci aktivit. Protože diverzifikuje-li firma své aktivity, diverzifikuje i rizika. Stává se tak odolnější a konkurenceschopnější.

Dalším stupněm je objevování zcela nových příležitostí souvisejících s předmětem podnikání. Pokud má společnost natolik stabilní základ, že se může pustit do výzkumu, vývoje a inovací, dělá pro svou budoucnost to nejlepší, co může – nachází něco jedinečného, co může uvést na trh nikoliv z pozice start-upu, ale z pozice zavedené, důvěryhodné firmy.

Fáze zralosti je obdobím, kdy má společnost prostor pro automatizaci a zefektivnění procesů. Zavedením nových technologií, jako je CRM či FMS, se pak vedení společnost daří lépe kontrolovat a optimalizovat komunikaci, workflow (což vede ke zefektivnění pracovního výkonu zaměstnanců) nebo cash flow.

Finance pro rozvoj firmy

Chcete růst, inovovat a rozvíjet své podnikání? Cashbot podpoří vaše podnikatelské plány v tu pravou chvíli.

Více informací

Na pořad dne nejpozději v této fázi přichází i známé heslo rozděluj a panuj. Jeden moudrý muž kdysi řekl, že každá firma potřebuje svého vizionáře. Ve vedení firmy se musí najít někdo, kdo bude pracovat na firmě, a ne ve firmě.

Pokud firma vznikala dynamicky v kruhu nadšenců, zpravidla bývá problém zbavit klíčovou osobnost v čele společnosti utkvělé představy, že když nebude mít všechno osobně pod kontrolou, firma se přes noc zhroutí. Nezhroutí. Tedy, pokud má firma jasně definovanou organizační strukturu, procesy a kompetence. Spolu se schopným managementem a provozním ředitelem by měl vizionář mít dostatek času na to, aby mohl uvažovat nad rozvojem firmy a zodpovědně činit klíčová strategická rozhodnutí.

Co firma v této fázi potřebuje? Vylepšovat, optimalizovat, rozvíjet se, myslet dopředu a zvolit si do svého čela vizionáře, jehož hlavním úkolem budou úvahy nad výše zmíněným.

4.      Etapa krize

Pokud jste ve fázi dozrávání a zralosti usnuli na vavřínech (tzn. nechali jste firmu fungovat samospádem a nesoustředili se na rozvoj a zlepšování), dříve nebo později toho pravděpodobně budete litovat.

Součástí podnikání je, že i přes to, že děláte z vašeho pohledu maximum, tržby začnou v jeden moment klesat. Pokud prodáváte od začátku jeden produkt, není se čemu divit. Pokud firma stagnuje, nutně se dostane do stádia, kdy začne zaostávat za konkurencí. Ať už komunikačně, technologickou vyspělostí produktů, nebo prostě proto, že se trh podobnými produkty či službami postupem času přesytí.

Pokud ve firmě není vizionář nebo vedení firmy nevyslyší inovativní progresivní hlas mladší generace či managementu s tahem na branku, dostane se nevyhnutelně do fáze krize.

Nicméně ve fázi krize není na místě házet flintu do žita. Naopak. Chce to začít uvažovat. Hledat mezeru na trhu, myslet out of the box a především: nebát se změny. Ne nadarmo se říká, že změna je život. A pro firmu, která chce v dnešní dynamické době přežít, to platí dvojnásob. Krizí se tak životní cyklus firmy pomyslně uzavírá. Nemusí však znamenat konec firmy. Naopak. Klíčové je se přizpůsobit. Najít něco, co má odezvu na trhu, použít své know-how a dostupné zdroje a použít je směrem, který má šanci uspět. Není vám to povědomé? Podnikatel se tak v podstatě ocitá znovu na začátku – v embryonální fázi. S tím rozdílem, že má za sebou zkušenosti, úspěšnou firmu a byznysové vztahy utužené časem. Z krize se může zrodit příležitost. Záleží jenom na vás.

Co firma v této fázi potřebuje? Poohlédnout se po nových příležitostech na trhu, myslet out of the box, vidět krizi jako příležitost a vytěžit z ní maximum.

Životní cyklus firmy jsme pro vás přehledně shrnuli také v podobě infografiky.

Žijeme ve velmi nejisté době plné změn, které nemůžeme přímo ovlivnit. Můžeme však ovlivnit to, aby byla naše firma na změny připravená a aby vůči nim byla odolnější. Změny s sebou mohou nést hrozby, ale i příležitosti. A na obojí se vyplatí být dobře připraven.

Když se firma ocitne v situaci, kdy má náhlé vyšší výdaje nebo se jí naskytne příležitost, pro jejíž využití potřebuje extra finanční prostředky pro dorovnání či posílení cash flow, je zpravidla pozdě teprve začít řešit, kde peníze vlastně vzít. Zvláště u společností malé a střední velikosti je otázka okamžité dostupnosti peněz často velmi palčivá. Dnes jsme se proto rozhodli inspirovat a porovnat dvě cesty, jak poměrně rychle stabilizovat firemní cash flow – bankovní úvěr a nebankovní faktoring.

1.      Stará dobrá klasika – bankovní úvěr

Skrze podnikatelský úvěr můžete získat finance na stabilizaci a zlepšení krátkodobého až střednědobého cash flow. Bankovní instituce však žádosti posuzují, zvláště v dnešní době, poměrně přísně. A i přesto, že vyplníte všechny byrokratické náležitosti a podstoupíte všechny administrativní úkony, nemáte vyhráno. Banka vaši žádost posoudí a je dost možné, že vám nedá nic, nebo pouze částku, která vám trn z paty zrovna nevytrhne. Roli hraje velikost společnosti i rizikový profil, a to nejen při schválení, ale i při stanovení úrokové sazby, kterou vám banka nastaví.

Cashbot ví, jak na to

Načerpejte finance od Cashbotu
a dejte zelenou příležitostem.

Více informací

Úvěr

Získejte pro své podnikání peníze klidně jen na pár měsíců. Bez poplatků a bez sankcí za předčasné splacení. Úvěr vás bude stát jen úrok za skutečnou dobu čerpání.

2.      Faktoring

Napřed si přehledně zodpovězme otázku, co to vlastně faktoring je. Jedná se o efektivní nakládání s jedním často opomíjeným, zato však významným aktivem společnosti – s vystavenými, ale (zatím) neuhrazenými fakturami. Jedná se v podstatě o účetní pohledávky, které se skládají z neuhrazených faktur ve vztahu ke konkrétní společnosti.

Faktoringové společnosti převezmou za poplatek či provizi riziko neproplacení faktury na sebe. Firmám tak výrazně pomáhají v oblasti cash flow. V dnešní době jsou však opatrnější a účtují si zpravidla vyšší provize.

Shrnutí základních rozdílů mezi faktoringem a půjčkou

Jak již bylo řečeno, zdroje váznoucí v neproplacených fakturách jsou často přehlíženým aktivem firem. Přehled o peněžních tocích je základním dokumentem k rozhodnutí, zda společnost v závislosti na výši potřebné částky vůbec půjčku potřebuje. Možná budete překvapeni, že peníze, které aktuálně k rozvoji firmy potřebujete, vlastně k dispozici už máte – jen ne na účtu, ale v neproplacených fakturách.

Proč není faktoring u malých a středních podniků moc často využíván?

Prvním důvodem je, že mnoho podnikatelů stále o možnosti využití faktoringu neví. Roli hraje i to, že banky nabízejí faktoringové služby raději podnikům střední a větší velikosti. Pokud navíc nemáte dostatečný obrat, nemusíte být pro faktoring zajímavým klientem a stejně jako v případě půjčky musíte absolvovat zdlouhavé byrokratické kolečko.

I v případě, že se podnikatel dostane k některé z nebankovních společností, které faktoring nabízejí, existují důvody, proč nabídky služeb nakonec nevyužije. Které jsou ty nejčastější?

Kromě faktoringu a půjček existují i další varianty, jak zajistit financování pro rozvoj vaší společnosti diskrétně a bez výše uvedených omezení.

Jestli někdo prostě musí umět zorganizovat svůj čas, je to Elon Musk. Jeho pracovní zápřah je totiž pro většinu z nás neuvěřitelný. Říká o sobě, že pracuje nějakých 80 až 90 hodin týdně. Pro porovnání: běžný plný pracovní úvazek je 160 hodin měsíčně. Elon však za měsíc odpracuje cca 320 hodin! Tedy dva plnohodnotné pracovní úvazky. To je slušný výkon. Jak to zvládnout? Nahlédněme mu přes rameno do diáře. Nejprve se podíváme na to, jak si plánovat čas, a na závěr se pořádně zamyslíme, jak to vlastně je s tím přemýšlením.

Jak být v práci efektivní a činit správná rozhodnutí? Klíčové je vyhradit si čas na plánování.

Možná nevyrábíte rakety budoucnosti, nesníte o ultrarychlém internetovém připojení pro celý svět ani o koloniích na Marsu… ale i vy něco budujete. I vy potřebujete pracovat efektivně a mít výsledky. A proč se neinspirovat od těch nejlepších, že.

Elon Musk své neskutečné nasazení zvládá především díky extrémně efektivnímu time managementu. Jeho den je rozdělen do mnoha časových úseků – time boxů. Tato metoda se proto nazývá timeboxing. V případě někoho tak vytíženého, jako je Elon Musk, je to patrně nezbytnost. Bez podrobného plánování by totiž všechny ty schůzky, video rozhovory a porady organizačně nemohl zvládat.

Naplánovat si čas dopodrobna zvyšuje naši produktivitu

Proč je vlastně tak užitečné podrobně si rozplánovat každý svůj pracovní den? Protože nestrukturovaný čas vede k tomu, že prokrastinujeme. Je totiž tak snadné přestat se soustředit na to, co bychom měli dělat! Když máte naplánováno, co kdy uděláte, vytvořili jste si vlastně plán. A víte, že se ho máte držet. To vás povede (a také tak trochu bude nutit) k tomu, abyste se skutečně pustili do toho, na co jste si daný časový úsek naplánovali.

Jak na to?

Když máte nějaké pevně dané body (například pravidelnou hodinovou poradu nebo nějaké napevno sjednané schůzky s klienty), vyplňte stejně určitými časovými úseky i zbytek dne. Odhadněte, jak dlouho vám která aktivita bude trvat. Pokud si nejste správností svých odhadů jistí, můžete si do průběhu dne zakomponovat i půlhodinové prázdné bloky, kde si tak vytvoříte čas buď na odpočinek, nebo na vykrytí případných průtahů.

Kdybyste totiž měli vše naplánováno přesně na minutu, mohlo by se stát, že vám přetáhnutí první ranní schůzky rozbije program na celý zbytek dne. Proto je dobré mít během dne bloky času, ve kterých případně zpoždění srovnáte.

Zkuste se vžít do role studenta – ve škole také máme rozvrh, který je časově daný. Mezi hodinami také máme přestávky – a pokud se někdy stane, že se hodina protáhne do přestávky, přestávku to sice zkrátí, ale příští hodina už začne včas podle plánu.

Bloky volného času jsou zásadní proto, aby vám celé plánování fungovalo

Toto je důležité, protože i když už víme, jak dlouho nám naše obvyklé aktivity trvají, vždy máme tendenci při odhadu časové náročnosti podléhat přílišnému optimismu. Proto je zabudování časových rezerv do vašeho programu velmi užitečné. Za to, že se vám nepodaří přesně odhadnout, kolik času vám jaká aktivita zabere, se nemusíte stydět. Je to prostě lidské – jsme v tom všichni spolu.

Pokud během dne máte nějaké fixně dané schůzky nebo podobné aktivity, zkuste si podobně jasně ohraničenými aktivitami zaplnit volná místa mezi nimi. Ideální samozřejmě je k tomu používat kalendář, protože v něm většinou bývá prostor na podrobné rozplánování vašich dnů.

Nezapomeňte si do kalendáře zabudovat i hodiny na produktivní přemýšlení!

To, co mají úspěšní lidé společné, je důsledná sebereflexe. V diáři byste proto měli mít i blok času na to, abyste si promysleli, jak se vám daří. Kdo vlastně jste? Kým chcete být? Kam jdete, kam směřujete svou firmu? Tyto půlhodiny nebo i hodiny přemýšlení a sebereflexe jsou tak důležité, že byste je neměli zařazovat ani na brzké ráno, ani na pozdní večer. Zařaďte je do klasické pracovní doby – tedy do té doby dne, kdy jste nejvíce výkonní.

Uvidíte, že taková každodenní hodina přemýšlení vám nakonec přinese mnohem víc, než kdybyste tuto hodinu strávili běžnou prací. Bude to váš čas pro třídění myšlenek. Pro analyzování. Taková hodinka je to, co odlišuje věčně vystresované a nestíhající podnikatele od těch, kteří mají nadhled a vědí, kam vlastně svou firmu chtějí dostat. Už máte hodinku na přemýšlení ve svém diáři i vy?

Také jste někdy zažili, že jste znovu a znovu odkládali důležitý úkol? Často se to stává těm, kdo jsou zavaleni každodenními povinnostmi do té míry, že ztrácí nadhled, přehled i rozhled. Ano, den má jenom 24 hodin, pokud ale čas strávený prací využíváme efektivně, zvládneme s přehledem práci, jídlo, odpočinek, a ano, čas zbyde dokonce i na osobní život. Jak na to? Sepsali jsme pro vás několik základních tipů na zlepšení vašeho time managementu.

Dobrý time management je základ efektivity práce

1) Plánujte!

Pokud se i na vás každý den valí spousta urgentních úkolů a vám se nedostává času na to důležité, věnujte nějaký čas plánování. Prostě si v neděli nebo v pondělí sedněte a naplánujte si, že si na dané aktivity uděláte čas. Na týden dopředu si vyhraďte čas na úkoly, které jsou z dlouhodobého pohledu důležité. Jinak se k nim nikdy nedostanete, protože na ně pro každodenní shon nikdy nebude čas.

A dodržte to úplně stejně, jako když si domluvíte schůzku s klientem nebo se zubařem. Nebojte, nebude to tak těžké. Když si na něco vyhradíte čas ve svém kalendáři, daleko spíš s tím pak opravdu začnete. Protože budete mít jasně dané, kdy na tom máte začít dělat.

2) Hodina času bez rušení navíc: Pracujte, když jiní spí nebo obědvají

Každou chvíli vám volají klienti nebo od vás vaši kolegové potřebují radu nebo rozhodnutí? Když jste na roztrhání, není divu, že toho přes den moc neuděláte. Abyste měli klid na práci, zkuste si vybudovat zvyk pracovat buď brzy ráno, nebo třeba obědvejte dřív a pracujte v čase, kdy obědvají ostatní. Získáte tak hodinu i víc nerušeného času, kdy se budete moci soustředit na práci, na kterou musíte mít klid. Uvidíte, že to pak půjde od ruky.

3) Omezte neproduktivní schůzování – schůzujte efektivně

Schůzky nejsou nic špatného. Sdílí se na nich poznatky a názory, diskutují možnosti. Pokud však potřebujete něco probrat s ostatními, dělejte to efektivně.

4) Mějte ve své lidi důvěru – nemusíte jim dávat podrobný návod

Nejde to všude, ale pokud jsou vaši kolegové a zaměstnanci schopní, nemusíte jim přesně určovat, co a jak mají udělat nebo je každou chvíli kontrolovat. Ukažte jim, že jim důvěřujete. Když jim zadáte úkol, zeptejte se jich, jak k jeho splnění přistoupí – když si na řešení budou moci sami přijít, daleko spíš přijmou úkol za svůj. Samozřejmě jim můžete poradit v případě, že tápou nebo se rozhodli pro postup, který je evidentně špatný. Pokud jste zvyklí vše řídit direktivně, zkuste svým lidem dát víc volnosti – možná vás překvapí, jak jsou samostatní a jak dobré nápady mají.

Samozřejmě ale, aspoň zpočátku, v průběhu sem tam zkontrolujte, zda plnění úkolu zdárně probíhá. Když bude třeba, nabídněte pomoc. Od svých zaměstnanců, kterým dáte volnou ruku, však vyžadujte odpovědnost. Musí prostě vědět, že se na úkol nesmí vykašlat.

5) Nedělejte všechno sami, delegujte

Umění delegovat je pro zlepšení time managementu klíčové. Všechno nemusí být na vás. Nabalují se na vás stále nové a nové úkoly? Nebojte se některé své aktivity delegovat na ostatní. Možná že s danou aktivitou nemají zkušenosti, proto jim poraďte, jak na to. Postupně se to naučí a vám tak odpadne alespoň část úkolů. Zajímejte se o své lidi – možná, že by je část z toho, co aktuálně máte na starosti vy, bavilo. Třeba to pro ně bude něco, na čem se budou moci přiučit něčemu novému. Nejenže si výhledově uvolníte ruce, ale navíc tak dáte příležitost ostatním k učení se novým věcem.

Pro motivaci zaměstnance je naprosto klíčové jednání jeho manažera. Protože je to právě on, kdo se zaměstnancem řeší, jak postupovat při plnění pracovních úkolů – a také mu na jeho pracovní výkon dává zpětnou vazbu. Jak tedy motivovat zaměstnance? Máme pro vás užitečné tipy.

Motivace zaměstnanců, interní komunikace

Pokud jste větší firma (typicky nad 100 zaměstnanců), začne velkou roli hrát i formální interní komunikace a podpora specialistů na HR. Pokud však máte zaměstnanců méně, je vaše firma tvořena hlavně tím, jak se chovají a jakou atmosféru nastolují manažeři a ostatní vedoucí pracovníci.

Jak to u vás ti vaši vedoucí vedou?

Dávají lidem prostor, nebo jsou pedantští? Ptají se na názory, jsou ochotní diskutovat? Záleží jim vůbec na tom, jak se ve firmě zaměstnancům pracuje? Politikaří a soupeří s ostatními odděleními, nebo se snaží vzájemně podporovat a spolupracovat? Tohle všechno se samozřejmě projeví i na tom, jak se ve firmě zaměstnancům pracuje a jak motivovaní se cítí.

Manažer a pravidelné hodnocení pracovního výkonu

Důležitou částí pracovního vztahu manažera a zaměstnance je pravidelné hodnocení. Takové každoroční zhodnocení pracovního výkonu, to je pro mnohé ošemetná věc. Poskytnout přínosnou a podnětnou zpětnou vazbu a zároveň zaměstnance motivovat, to není vždy snadné.

Je dobré se zaměřit na to, aby takové hodnocení bylo vedeno v konstruktivním duchu. Čili pokud manažerovi něco na chování nebo práci podřízeného vadí, je velmi žádoucí kritizovat chování či konkrétní projevy (např. výbuchy emocí nebo pasivně agresivní jednání), ale rozhodně ne kritizovat přímo osobu a osobnost zaměstnance. Osobní kritika je totiž vnímána jako útok. Jakkoli to může manažerovi připadat jako oprávněná a odůvodněná připomínka, ve výsledku bude opravdu daleko produktivnější podřízenému vysvětlit, které konkrétní chování je ve kterých situacích nežádoucí a k čemu vede. Proč je to produktivnější? Zaměstnanec se totiž nebude cítit uražený a zahnaný do kouta.

Když někdo kritizuje naše chování nebo vystupování, můžeme s tím něco udělat. Nejsme ztraceni, nejsme hlupáci a břídilové. Jen prostě budeme muset najít jiný způsob, jak se k pracovním úkolům nebo interakcím s ostatními kolegy či zákazníky postavit. Oproti tomu ve chvíli, kdy jsou výtky směřovány na nás jako osobu, snadno podlehneme dojmu, že je nám ukřivděno a že přece takhle neschopní nejsme. Když jsme kritizováni my jako osoby, je to velmi nepříjemné a máme potřebu se obhajovat. Daleko méně se pak soustředíme na to, co bychom skutečně mohli (a patrně i měli) změnit.

Aktivní naslouchání je základ

Nejen při hodnocení pracovního výkonu, ale i během roku je také dobré zaměstnancům aktivně naslouchat. Když se objeví nějaký problém – ale také když mluví o sobě a o tom, co je baví, nebo naopak nebaví, vždy je dobré ptát se „proč?“. Jedině tak se totiž dozvíte, v čem je vlastně zakopaný pes. Zkuste svým lidem věnovat svůj čas. Poslouchejte, co vám říkají. Ptejte se jich na důvody, na jejich názory, na to, jak se cítí. Zajímejte se o ně.

Jednak se o nich víc dozvíte a posílíte svůj vzájemný vztah, také však budete moct lépe plánovat pracovní úkoly. Protože když víte, že si někdo z účtárny vždycky přál vystupovat před lidmi, možná se najde příležitost, kdy by mohl něco odprezentovat – ať už svým kolegům a kolegyním, nebo u firemního stánku na veletrhu. Když se se svými lidmi bavit nebudete, nikdy se tohle nedozvíte.

Dejte jim občas úkoly, při kterých se něco nového naučí

Když své lidi lépe poznáte díky aktivnímu naslouchání, budete jim moct vyjít vstříc i v oblasti rozvoje. Možná svou stávající práci odvádějí výborně – ale stačí jim to? Dost možná by se rádi naučili něco nového nebo si vyzkoušeli i jiné pracovní role. Proto se nebojte těm aktivním a ambiciózním zadávat úkoly, které pro ně budou tak trochu náročné. Aby se nenudili, aby nezakrněli – a aby se naopak rozvíjeli a nemuseli se poohlížet po nových výzvách třeba u vaší konkurence.

Podporujte mezi zaměstnanci spolupráci

Ideální k tomu jsou týmové porady, kde si kolegové navzájem sdělují, na čem zrovna pracují a co je čeká. Snadno objevíte úkoly, na kterých by aspoň z části mohli někteří zaměstnanci spolupracovat. Jednomu z nich se trochu uvolní ruce, druhý si zkusí něco nového. Navíc je spolupráce na společných úkolech skvělou cestou, jak docílit toho, aby se všichni cítili být platnými členy týmu.